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Não Execute Multi-Tarefas Quando Você Tem Alternativas

Outubro 6, 2009

j0398763Nós gastamos muito tempo do nosso dia tentando “socar” mais coisas dentro do nosso horário de trabalho. Adotamos o termo multi-tarefa da informática e tentamos aplicá-lo nas nossas atividades diárias, como se fosse mais uma ferramenta  na nossa busca de fazer cada vez mais. O problema é que executar multi-tarefas não funciona.

Multi-tarefa Não Funciona

Enquanto você escova seus dentes de manhã, você pensa sobre a pauta da grande reunião logo mais na empresa. Como escovar os dentes não demanda muito do poder de processamento do seu cérebro, o planejamento da pauta não sofre demais por ter que compartilhá-lo. Mas… e quando são duas tarefas que requisitam mais da capacidade de seu cérebro? Você pode estar falando ao telefone enquanto está preparando o seu café da manhã. Pode conseguir fazer as duas tarefas corretamente, mas teria feito as duas melhor, e em menos tempo no total, se você tivesse feito uma após a outra, ao invés de ao mesmo tempo.

“Chunking” Funciona Melhor

“Chunking” descreve como a memória humana funciona. É importante lembrar deste conceito ao fazer diversas atividades “simultaneamente”. Na realidade estamos alternando entre elas ao invés de realizá-las ao mesmo tempo (apesar de que no caso da limpeza dos dentes possa parecer que são simultâneas).

Você está no telefone quando alguém entra no seu escritorio. Ela pede seu conselho ou uma decisão. Você brevemente pára de ouvir a pessoa ao telefone, examina o recado à sua frente, rabisca uma resposta e volta para o telefonema. Você não fez as duas atividades (telefonema e intercâmbio presencial) ao mesmo tempo. Você na realidade executou 3 tarefas em sequência: atendeu o telefone, teve o intercâmbio presencial e então voltou para o telefone. Da mesma forma que no exemplo do café da manhã acima, você poderia ter realizado ambas melhor, e em menos tempo, se você tivesse feito uma após a outra ao invés de ao mesmo tempo. O motivo é que ao começar cada tarefa você tem que se focar nela e relançar a iniciativa.

Tempo de Relançamento Mata a Execução de Multi-Tarefas

Quando você iniciou a chamada telefônica, foi necessário pensar sobre ela, encontrar o número de telefone e fazer a ligação. Quando foi interrompido, foi necessário entender o que é que a pessoa queria de você de forma a estar apto a lhe dar uma resposta. Finalmente, quando você  retomou a ligação, você teve que lembrar onde parou. Você pode até mesmo ter tido que dizer “Ops, me desculpe, tive que atender uma pessoa. O que você estava dizendo?”

Quanto mais inicios e paradas você faz durante o dia, mais desses momentos de relançamento você tem. Esses momentos representam tempo não-produtivo. Se você tem um relatorio diario para preparar, o momento de lançamento é possivelmente bastante curto comparado com aquele  relatorio que você faz a cada 3 meses. Ainda assim, se você esta preparando esse relatorio e é interrompido, você precisará de praticamente o mesmo tempo para relançar a iniciativa a cada interrupção.

Na empresa em que trabalhava, eu podia escrever meu relatorio semanal em cerca de 30 minutos sem nenhuma interrupção. No entanto, já tive que gastar várias horas para completá-lo simplesmente porque meu trabalho era no front e demandava lidar com diversas tarefas não planejadas. A culpa não era das pessoas que me interrompiam. A culpa era do tempo requisitado pelos momentos de relançamento a cada vez que iniciava o relatorio.

Algumas Vezes Você Tem Que Executar Multi-Tarefas

Está bem, algumas vezes você precisa executar multi-tarefas. Seu trabalho pode ser no front como era o meu. Mas o que é melhor que fazer multi-tarefas? “Chunking”… bem melhor!

“Chunking” é o conceito de dividir o seu dia em partes ao invés de reagir a cada “emergência”. Quanto mais partes de tempo você puder dedicar a tarefas especificas, menos momentos de relançamento existirão. E já que você não estará perdendo tanto tempo em momentos de relançamento, vai ter mais tempo e vai fazer mais coisas. E como  bônus, já que vai poder focar numa única tarefa por vez, você vai fazer melhor as suas atividades.

“Chunking”

Então como você pode iniciar? Comece aos poucos de modo a sentir os beneficios. Pegue uma única tarefa: talvez seu relatorio semanal. Separe os 30 minutos que você sabe que vai levar. Feche a sua porta. Coloque um cartaz que diga “Gênio trabalhando” (ou algo parecido) e então se concentre no relatorio e nada além dele. Ignore o telefone. Não cheque o email. Apenas escreva o relatorio. Depois de cerca de 2 semanas, você vai perceber o quanto mais rápido você é capaz de terminá-lo.

Quando estiver pronto para a próxima fase, separe uma parte do seu tempo para uma outra atividade. Por exemplo, ao invés de interromper o que quer que seja que você está fazendo para ler cada email que entra, separe um momento especifico para dar conta deles de uma vez. Uma gerente que conheci lia todos os seus emails no inicio de cada hora e então os ignorava até o inicio da proxima hora.

Bottom Line

Não perca tanto tempo tentando executar multi-tarefas. Ao invés disso, seja mais eficiente e mais produtivos por meio do “chunking”.

  • Separe partes do seu tempo para tarefas especificas
  • Reduza o tempo gasto em momentos de relançamento
  • Não permita interrupções
  • Aumente o número e o tamanho dos “chunks” durante o seu dia e ao longo da semana
  • Reconheça que ainda assim haverá interrupções, não importa o quão bem você praticar “chunking”.

Utilize esta técnica para fazê-lo mais focado e, no final das contas, mais produtivo.

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2 comentários

  1. Muito bem comentado, mas faltou acrescentar que a “multitarefa” traz um cansaço e stress grande.

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  2. Concordo plenamente sobre a ineficiência da multi-tarefa. Ao nos acostumarmos em “mesclar” o início das atividades profissionais do dia com a rotina básica de higiene e alimentação, acabamos definitivamente perdendo tempo em tudo.

    Só percebemos isso ao nos depararmos com uma situação de atraso/emergência, na qual você se concentra nas tarefas uma-a-uma, terminando em quase metade do tempo do que levaria normalmente.

    Agora… de onde surge essa ideia de que a multi-tarefa seria eficiente? Seria algo intrínseco ao ser humano ou será fruto dos tempos, ou ainda da cultura corporativa?

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