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Como fazer com que os emails estejam a favor do meu trabalho 24×7 e não contra?

Agosto 7, 2011

O mundo estafante do trabalho 24×7 não significa que os executivos precisem obedecer cegamente a todas as suas imposições. Ainda que a realização de tarefas simultâneas seja uma demanda da nova economia, os especialistas em administração do tempo acreditam que é preciso saber separar o que de fato é importante do que deve ser ignorado. Avaliam que os líderes se dedicam com freqüência a coisas de pouca monta. Uma pesquisa da Marakon Associates calculou que 80% do tempo de um dirigente é dedicado a assuntos responsáveis por menos de 20% do resultado de uma organização. A caixa de e-mails de um executivo é uma amostra do desperdício de energia. Costuma ser ocupada com consultas de colegas, atas de reuniões e outras coisas de pequena importância. Poucas mensagens tratam de questões fundamentais, que afetam os resultados da companhia. “Muita gente perde tempo com assuntos que não são estratégicos. Tento responder apenas aos e-mails realmente importantes. Evito gastar tempo com bobagens”, afirma um vice-presidente executivo.

E quando quem precisa da resposta é você? O que fazer quando enviamos uma mensagem e não obtemos retorno, ou ainda pior, o que chega é uma resposta irrelevante? Afinal, apostamos no email para obter as informações necessárias para realizar nossas tarefas! Pois é, aí geralmente as tarefas que administramos travam, as iniciativas ficam paralisadas e as estratégias desenhadas acabam não saindo do papel…

Porém, é preciso admitir que nem sempre é culpa dos outros. Pode ser que você esteja elaborando seus email de um jeito que fica fácil para seus destinatários ignorá-lo, deixá-lo de lado ou evitar de ter que lhe responder.  Aqui seguem algumas dicas, apontadas por Stepcase Lifehack, para elaborar mensagens que podem ajudá-lo a obter as informações que precisa de forma mais rápida e efetiva.

Mantenha seu email curto. Quando olho para trás, concluo que os melhores emails são os curtos. A probabilidade dos longos serem ignorados ou terem suas respostas adiadas é bem maior. E detalhes sobre aquilo que necessita podem acabar perdidos se o seu destinatário apenas faz uma leitura dinâmica da mensagem procurando palavras chave. Se você pratica a arte de escrever mensagens curtas, ninguém vai ter a desculpa de não ter lido ela completamente tão logo ela cai na caixa de entrada – ok, ao menos serão bem menos desculpas nesse sentido.  

Indique a ação demandada.  Na realidade Lifehack diz para “pedir uma resposta”, o que é senso comum  mas acaba sempre sendo subestimado. Eu levo este ponto um passo adiante. Seja claro e explícito sobre o que necessita logo no título ou no primeiro parágrafo do seu email. Isso previne que sua mensagem chave se perca ao chegar ao final do email.

Especifique uma data limite. Quando é que você precisa da resposta? Seja claro sobre isso no inicio de sua mensagem, e — se o email do destinatário suporta tal aplicativo — programe um reminder deforma que ele receba um ping na data limite.

Somente envie para uma pessoa de cada vez. Ou, no máximo, insira a menor quantidade de pessoas possível. Existe um comportamento psicológico bem conhecido no qual a responsabilidade por tomar uma atitude acaba difusa numa multidão. Se você pergunta a uma única pessoa uma questão ou designa uma tarefa, provavelmente obterá uma  resposta. Envie porém a mesma mensagem para 10 pessoas e cada um partirá do princípio que o outro vai dar conta da solicitação. É o famoso “deixa que eu deixo”.

Envie menos emails. Se você é um spammer crônico, cada uma de suas mensagens tem uma importância relativa menor do que se você reservasse o email apenas para questões que não podem ser tratadas via telefone ou cara a cara.

Para estas e outras questões práticas do dia-a-dia corporativo, conte comigo.

Pablo

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26 comentários

  1. Olá, caro Pablo! Adorei a sua matéria!

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  2. LinkedIn Groups
    Group: Networking São Paulo
    Discussion: 5 Dicas para que seus emails joguem a favor e não contra
    Boa noite.

    A todos.

    05 dicas formidaveis para nosso dia a dia, devemos divulgar entre nossos colegas de trabalho, para melhorar nosso feedBack.

    Evaldo Felix.

    Posted by Evaldo Felix .’. Felix

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  3. Excelente. Obrigada.

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  4. Ótimo artigo!

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  5. Pablo, excelente incicativa, muito interessante e fácil de ser aplicado. Agradeço a atenção e profissionalimo.

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  6. No espírito: para lá de pratica. Parabéns.

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  7. LinkedIn Grupos
    Grupo: Melhores Cases em Treinamento e Desenvolvimento
    Discussão: 5 Dicas Para Que Seus Emails Joguem a Favor e Não Contra
    Já há algum tempo adotei escrever e-mails com, no máximo, 5 linhas.
    Primeira linha, muito curta.
    Segunda linha, um pouco mais longa.
    Terceira linha, da idéia central, a mais longa de todas.
    Quarta linha quase do tamanho da segunda.
    Quinta linha, a menor de todas……
    O resultado é fantástico.

    Publicado por Luis Alberto Figueiredo de Sousa

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  8. LinkedIn Groups
    Group: CIO Brasil.
    Discussion: 5 Dicas Para Que Seus Emails Joguem a Favor e Não Contra
    Pablo, perfeito!! Material excelente.

    Posted by Paulo Oliveira

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  9. LinkedIn Groups
    Group: Networking São Paulo
    Discussion: 5 Dicas para que seus emails joguem a favor e não contra
    Também gostei.

    Posted by RICARDO NEGRINI

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  10. LinkedIn Groups
    Group: Alumni Ibmec Brasil
    Discussion: 5 Dicas para que seus emails joguem a favor e não contra
    Objetividade é a chave. Muitos misturam o conceito “Para” e “Com Cópia”. O “Para” deve ser exclusivo daquele que vai lhe responder. Colocar diversos destinatários no e-mail é o mesmo que gritar numa sala: quem vai me responder? Provavelmente haverá um silêncio.

    Posted by Joao Henrique Botelho

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  11. LinkedIn Groups
    Group: MBA FGV (1700+)
    Discussion: 5 Dicas para que seus emails joguem a favor e não contra
    Otimo informativo!!

    Posted by Daniel Garrido Fogos

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  12. LinkedIn Groups
    Group: Executivos e Profissionais Experientes – Carreira e Empregos
    Discussion: 5 Dicas Para Que Seus Emails Joguem a Favor e Não Contra
    E mail é ferramenta de informação. Email não é ferramenta de discussão. Email não é um bom caminho para realizar tarefas.

    Acho que as empresas deveriam limitar os emails em 2 linhas. E olha lá.

    Posted by Renato Rodrigues Esteves

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  13. LinkedIn Groups
    Group: Brazilian Job-Hunters
    Discussion: 5 Dicas para que seus emails joguem a favor e não contra
    Muito boa a matéria.

    Enviei para os meus contatos para facilitar o alinhamento.

    Parabéns…..

    Posted by Denis Moraes

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  14. LinkedIn Groups
    Group: Informação Empresarial
    Discussion: 5 Dicas Para Que Seus Emails Joguem a Favor e Não Contra
    Pablo,

    Excelente artigo! Mensagens, claras e objetivas são essenciais. Na conversa com clientes as vezes substituo a mensagem de Email, quando quero somente um confirmação sobre alguns dados, me comunico por mensageiros instantâneos. Somente quando a ocasião exige uma necessidade um pouco mais formal, envio emails. Já E-mail marketing realmente não faz parte de minha estratégia de comunicação.
    Suas dicas foram anotadas! Uma semana de sucesso para você!

    Abraços,
    Géssica.

    Posted by Gessica Hellmann

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  15. LinkedIn Groups
    Group: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
    Discussion: 5 Dicas para que seus emails joguem a favor e não contra
    Acho uma tremenda falta de educação daqueles que recebem e-mail enrolarem para responder, ou pior não fazê-lo.
    Obviamente, spams devem ser detonados. Agora e-mails com apresentações de serviços podem ser respondidos usando simplesmente a seguinte resposta: ” No momento não temos interesse”, mesmo sendo automática.
    Em relação às propostas: se for negativa: Agradecemos o envio, porém não utilizaremos no momento, entre em contato em 6 meses”.
    Enfim, não deixe quem envia e-mails sérios sem resposta.

    Posted by Alexandre Luccas

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  16. Muito bom e claromo artigo sobre emails
    Menos email e mais ação.

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  17. Realmente, muito bom. As vezes esquecemos destas idéiais. O e-mail é uma ferramenta muito poderosa para os vendedores, saber limitar e ainda ser persuasivo, convincente, é uma arte que se pode aprender. Mas temos de enviar e-mails; objetivos, claro!

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  18. LinkedIn Groups
    Group: Executivos e Profissionais Experientes – Carreira e Empregos
    Discussion: 5 Dicas Para Que Seus Emails Joguem a Favor e Não Contra
    Quando você não quer uma resposta ou fazer um contato, envie um e-mail.

    Posted by Luiz Fernandes

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  19. LinkedIn Groups
    Group: Executivos e Profissionais Experientes – Carreira e Empregos
    Discussion: 5 Dicas Para Que Seus Emails Joguem a Favor e Não Contra
    E-mail é ferramenta de informação. Só. Para um bom entendedor uma linha basta.

    Posted by Renato Rodrigues Esteves

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  20. LinkedIn Grupos
    Grupo: A Indústria Automobilística Brasileira
    Discussão: 5 Dicas Para Que Seus Emails Joguem a Favor e Não Contra
    Parabéns pela discussão aberta e pelo site, acho que o assunto abordado é bem recorrente, mal visto pela grande maioria, acho que deveriamos trabalhar melhor a expressão e comunicação em um todo.

    Publicado por Marcel Mendes Falcão

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  21. LinkedIn Groups
    Group: MBA FGV (1700+)
    Discussion: 5 Dicas para que seus emails joguem a favor e não contra
    Olá Pablo,
    Dicas boas!!!
    Gostaria de colocar todas em prática, mas a minha maior dificuldade é entender qual informação é realmente importante e para que devo enviá-la.
    Tenho que praticar mais isso!!!

    Posted by Bruna S. Oliveira

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  22. LinkedIn Grupos
    Grupo: TELECOM BRASIL – Cursos, Vagas, Empregos e Negócios
    Discussão: 5 Dicas Para Que Seus Emails Joguem a Favor e Não Contra
    Boas dicas, porem no prazo de resposta, tratando-se de cliente acho arriscado. não acha??

    Publicado por: Jose Livre Telecom

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  23. LinkedIn Groups
    Group: Alumni Ibmec Brasil
    Discussion: 5 Dicas para que seus emails joguem a favor e não contra
    Objetividade é a palavra chave. Se a resposta for irrelevante, retransmita a mensagem deixando claro que a resposta não foi esclarecedora.

    Posted by Rafael Mageste Caldas

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  24. Boas dicas que fazem sentido

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  25. Prezados:
    Realmente o bom uso desta ferramenta faz a diferença. Eu particularmente uso o e-mail até como uma agenda de trabalho, tudo que esta na minha caixa de entrada representa ações a serem realizadas. Os demais ou descarto imediatamente (os irrelevantes e assemelhados) e os que respondi, ou mero tomar conhecimento, deixo em pasta apropriadamente identificada.
    Se tivesse que fazer alguma ressalva ao tema é que não dá para dar regras iguais a todos, depende do uso que você faz da ferramenta. Observa-se que, por exemplo, nos comentários acima a maioria é de pessoas que se relacionam com clientes (comercial), mas nem sempre é esta a situação, portanto fica a pergunta: estas regras valem para qualquer área de negócio ou atividade? É claro que não, algumas adaptações devem ser realizadas ou até outras acrescentadas. Outro aspecto, como o texto diz “bobagem”. Bobagem para quem, pode ser bobagem para mim, mas poderá ser algo fundamental para um colega, para os requerentes, acionista, para um fornecedor ou até para um cliente (no sentido restrito). Por último, sem esgotar o tema. O tamanho do e-mail. Entendo que deverá ser pequeno quando o pequeno é necessário e dará os resultados necessários, mas deverá ser maior se o assunto assim o exigir. O que tenho notado é que, pela falta de tempo muitos executivos deixam de ler textos extensos (outros até por preguiça ou pouco hábito de leitura), querem o milagre, que em poucas linhas se diga o todo, muitas das vezes o assunto comporta necessariamente um extenso texto e não o ler significa, no mínimo, falta de respeito profissional a quem com todo o carinho preparou o texto para abarcar todos os aspectos e suportar da melhor forma possível uma caminho, uma estratégia ou uma ação bem simples. Se você solicitou algo e a resposta veio via e-mail, em tamanho que julgas inadequado, é por que você não estabeleceu adequadamente os requisitos do serviço solicitado, culpa sua e não de quem enviou o e-mail, tentando fazer o melhor (isto evidentemente na relação interna de sua organização).
    Lindolfo.

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  26. Muito boa as informações,obrigado.

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