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Estratégias para reduzir uso do email

Fevereiro 19, 2013

emailO mundo estafante do trabalho 24×7 não significa que os executivos precisem obedecer cegamente a todas as suas imposições. Ainda que a realização de tarefas simultâneas seja uma demanda da nova economia, os especialistas em administração do tempo acreditam que é preciso saber separar o que de fato é importante do que deve ser ignorado. Avaliam que os líderes se dedicam com freqüência a coisas de pouca monta. Uma pesquisa da Marakon Associates calculou que 80% do tempo de um dirigente é dedicado a assuntos responsáveis por menos de 20% do resultado de uma organização. A caixa de e-mails de um executivo é uma amostra do desperdício de energia. Costuma ser ocupada com consultas de colegas, atas de reuniões e outras coisas de pequena importância. Poucas mensagens tratam de questões fundamentais, que afetam os resultados da companhia. “Muita gente perde tempo com assuntos que não são estratégicos. Tento responder apenas aos e-mails realmente importantes. Evito gastar tempo com bobagens”, afirma um vice-presidente executivo.

E quando quem precisa da resposta é você? O que fazer quando enviamos uma mensagem e não obtemos retorno, ou ainda pior, o que chega é uma resposta irrelevante? Afinal, apostamos no email para obter as informações necessárias para realizar nossas tarefas! Pois é, aí geralmente as tarefas que administramos travam, as iniciativas ficam paralisadas e as estratégias desenhadas acabam não saindo do papel…

Porém, é preciso admitir que nem sempre é culpa dos outros. Pode ser que você esteja elaborando seus email de um jeito que fica fácil para seus destinatários ignorá-lo, deixá-lo de lado ou evitar de ter que lhe responder.  Aqui seguem algumas dicas, apontadas por Stepcase Lifehack, para elaborar mensagens que podem ajudá-lo a obter as informações que precisa de forma mais rápida e efetiva.

Mantenha seu email curto. Quando olho para trás, concluo que os melhores emails são os curtos. A probabilidade dos longos serem ignorados ou terem suas respostas adiadas é bem maior. E detalhes sobre aquilo que necessita podem acabar perdidos se o seu destinatário apenas faz uma leitura dinâmica da mensagem procurando palavras chave. Se você pratica a arte de escrever mensagens curtas, ninguém vai ter a desculpa de não ter lido ela completamente tão logo ela cai na caixa de entrada – ok, ao menos serão bem menos desculpas nesse sentido.

Indique a ação demandada.  Na realidade Lifehack diz para “pedir uma resposta”, o que é senso comum  mas acaba sempre sendo subestimado. Eu levo este ponto um passo adiante. Seja claro e explícito sobre o que necessita logo no título ou no primeiro parágrafo do seu email. Isso previne que sua mensagem chave se perca ao chegar ao final do email.

Especifique uma data limite. Quando é que você precisa da resposta? Seja claro sobre isso no inicio de sua mensagem, e — se o email do destinatário suporta tal aplicativo – programe um reminder deforma que ele receba um ping na data limite.

Somente envie para uma pessoa de cada vez. Ou, no máximo, insira a menor quantidade de pessoas possível. Existe um comportamento psicológico bem conhecido no qual a responsabilidade por tomar uma atitude acaba difusa numa multidão. Se você pergunta a uma única pessoa uma questão ou designa uma tarefa, provavelmente obterá uma  resposta. Envie porém a mesma mensagem para 10 pessoas e cada um partirá do princípio que o outro vai dar conta da solicitação. É o famoso “deixa que eu deixo”.

Envie menos emails. Se você é um spammer crônico, cada uma de suas mensagens tem uma importância relativa menor do que se você reservasse o email apenas para questões que não podem ser tratadas via telefone ou cara a cara.

Fotos: Marie HippenmeyerPara estas e outras questões práticas do dia-a-dia corporativo, conte comigo.

Pablo

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3 comentários

  1. Excelente artigo. Além dos problemas mencionados o email ainda coloca uma barreira psicologica do tipo “mantenha distancia” que não existe no contato pessoal

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  2. Artigo muito pertinente. Faltou ressaltar como o título do email deve ser escrito. Uma dica é colocar nele a ação requerida, logo após o título em si.

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  3. Parabéns, muito bom, com particular ênfase a três pontos: e-mail curto + ação demandada + 1 destinatário (se possível). Gostei, vou passar a seguir, obrigado

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