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Pode ser que você não se dê conta, mas delegar pode turbinar a sua carreira.

Fevereiro 21, 2013

DelegueNum recente post, comentava que muitos dos meus clientes trazem um tema  comum: não sabem como delegar. Para os que têm consciência dessa oportunidade em  suas carreiras, compartilho adiante oito dicas que podem provocar uma  boa reflexão sobre o tema. Mas, antes de avançar nessa direção, gostaria de  trazer à tona algumas perguntas que costumo realizar para ajudar meus coachees a  entender por que essa competência pode beneficiá-los e turbinar suas carreiras.  Portanto, pare um minuto, respire fundo e avalie sua atual situação em relação  às seguintes questões:

  • Sua agenda está lotada?

  • Não consegue dar conta de tudo aquilo que gostaria de dar cabo?

  • O chefe está no seu cangote?

  • Não tem tempo para refletir sobre o seu dia a dia?

  • Por mais que tente, planejar e criar estratégias não fazem parte de sua  rotina?

  • Trabalhando horas demais?

  • Aos sábados?

  • Em casa?

  • Seu relacionamento familiar sofre com sua ausência?

  • Férias adiadas?

  • Canceladas?

Bom, se parte delas espelham o seu dia a dia, bem-vindo ao clube. Cada vez mais o  tempo se torna o bem mais precioso que temos. E nunca o temos o suficiente. Uma  das principais razões é que realizamos pessoalmente coisas demais. Para corrigir  isso, é preciso administrar o nosso tempo, organizar-se, estabelecer  prioridades, criar fluxos de trabalho mais eficientes e… delegar.

Delegar tarefas proporciona mais tempo livre, motiva, desenvolve as pessoas,  ajuda a concluir mais coisas. Em suma: é tudo de bom. Portanto, aprender a  delegar é uma habilidade vital, de cuja importância gerentes “recém-empossados” precisam rapidamente tomar consciência ao deixar para trás o papel de  contribuinte individual. Bom, é verdade que também existem vários executivos de  alto nível que ainda não aprenderam a delegar. Geralmente cuidam da parte tática  e acabam deixando a estratégica para a última hora. Também não têm tempo de  desenvolver os outros, o que os torna relutantes na hora de delegar tarefas. São  aqueles que alardeiam que “as pessoas não são boas o bastante para realizá-las”. Isso seria cômico, se não fosse trágico. Afinal, como é que você vai alcançar  seu potencial, se não aprender a delegar mais e melhor?

Se esse questionamento lhe provoca alguns insights em relação a onde  você se encontra e onde poderia estar, é hora de entrar em cena e compartilhar  algumas dicas de grande utilidade, quando se trata de delegar:

1. Elabore um plano que respeite o seu  estilo

Bob Eichinger, vice-chairman do Korn/Ferry Institute, diz:  comunique, estabeleça prazos e metas, e não fique no caminho. As pessoas  precisam saber o que você espera delas. Qual é o resultado almejado? Para quando  é necessário? Quais recursos elas receberão? Quais decisões podem tomar? Você  precisa de pontos de monitoramento durante o trabalho? Como estar ciente do  progresso e monitorar a qualidade?

Um dos problemas mais comuns ao delegar é o pontapé inicial do processo. Se  ele se basear numa comunicação incompleta, ou mesmo enigmática, teremos  problemas à vista. É preciso ser resiliente para lidar com a frustração que isso  pode causar, pois uma tarefa que não foi bem feita da primeira vez gera  relutância ao ser delegada na próxima oportunidade. Quem não se comunica bem  sempre precisa de mais tempo para administrar o retrabalho. E, como comentei no  início, o tempo é sempre escasso no universo corporativo. Aqui, decisões  difíceis precisam ser tomadas em relação a como investi-lo. Pablo Neruda diz: “Você é livre para fazer as suas escolhas, mas é prisioneiro das consequências.” Por isso, pergunto: você quer o tempo como seu aliado ou como seu inimigo?

Analise os projetos recentes que deram certo e aqueles que não deram certo.  Como você delegou as tarefas? Demais? Não o suficiente? Só as partes que não  queria? Partes de maior responsabilidade? A carga de trabalho foi distribuída  adequadamente? Você estabeleceu indicadores? Fez microgerenciamento? Deu corda  demais? Descubra quais práticas respeitam o seu estilo e resgatam o seu melhor.  Crie uma série de procedimentos para ser aplicada como se você não estivesse  presente. Quais dados é preciso receber? Que esquema de feedback as pessoas  podem utilizar para corrigir o rumo no meio da jornada? Quais perguntas deveriam  ser respondidas enquanto o trabalho está em andamento? Quais passos devem ser  seguidos? Quais critérios precisam ser cumpridos? Quando você estará disponível  para ajudar? (a propósito, esta pergunta é chave…).

2. Dê espaço

Aqueles com mais habilidade para delegar são transparentes  quanto a “o que fazer” e “quando fazer” e mais flexíveis em relação ao “como”. As pessoas ficam mais motivadas quando podem determinar o “como” por si mesmas.  Já os mais inexperientes determinam o “como”, o que transforma subordinados em  robôs em vez de um time responsável e autossuficiente. Incentive-os a tentar  coisas diferentes. Além de ser mais motivador, isso também possibilita que os  funcionários se desenvolvam. Ofereça, sempre que possível, o contexto envolvido.  Apesar de não ser necessário para realizar a tarefa, ficamos mais motivados,  quando sabemos onde a tarefa se encaixa no todo. Use três minutos extras para  dizer: 1) porque essa tarefa precisa ser feita; 2) onde ela se encaixa no  panorama geral; e 3) sua importância para as metas e os objetivos almejados. 3 minutos. Sempre.

3. Delegue para quem pode ter êxito

As pessoas me perguntam: delegar para quem? Respondo: para  aqueles que podem fazer e para aqueles que quase podem fazer.

Os impasses mais comuns que ouço dos meus clientes é que eles não conseguem  delegar porque seus funcionários não são bons o suficiente, ou seja, não estão  aptos a fazer o trabalho demandado. E, se pergunto por que isso acontece, eles  costumam afirmar que herdaram um grupo fraco do gestor anterior. A seguinte  questão que levanto é bastante óbvia: por que não se livrar dos piores e  contratar pessoas capazes? A alegação mais comum é que não podem demitir  ninguém, pois a área de RH e o Jurídico não permitem. É interessante observar  que, sempre e quando tenho a oportunidade de perguntar ao RH e ao Jurídico se  isso é verdade, o que me informam é que não é. Eles apenas ressaltam que a  demissão deve ser feita de maneira adequada. Outros ainda alegam que não podem  deixar uma vaga aberta no momento, pois têm muito a fazer. Mas, se são realmente  maus executores, qual é a diferença? Você não pode e nem deve delegar tarefas a  executores inábeis, a menos que seja para desenvolvê-los e motivá-los. Por outro  lado, você nunca sairá desse impasse até respirar fundo e começar a demitir os  piores para substituí-los por pessoas melhores… Lidar com esse dilema não é  fácil, então, me acompanhe nesta simples história:

Uma pessoa encontra um lenhador tentando derrubar uma árvore enorme com o  seu serrote.

Ele está suado e ofegante.

Está progredindo muito, mas muito devagar.

A pessoa pergunta por que as coisas estão indo tão mal.

O lenhador diz que é porque o serrote está cego.

A pessoa pergunta por que ele não para e afia o serrote.

Ele suspira e diz que não tem tempo.

O texto acima reflete o ponto de vista de Stephen Covey (The  Seven Habits of Highly Effective People) sobre a necessidade de aprender a  afiar o seu serrote. Se os seus serrotes – ou seus colaboradores diretos – não  estão afiados, comece a agir mais como um mentor. Quais são as primeiras coisas  que diria a eles para ajudá-los a pensar no trabalho de maneira mais produtiva e  enxergar as tarefas da maneira como você as enxerga? Explique sempre o seu  raciocínio. O papel do instrutor/mentor é ensinar alguém a pensar/agir como  você. Dar o peixe transformará a pessoa em um dependente (isso, na melhor das  hipóteses). Ensine-os a pescar. Deixe seu raciocínio vir à tona primeiro. Para  tanto, trabalhe com eles falando em voz alta, qualquer que seja a tarefa. O que  você acha importante? Como sabe que isso é importante? Quais são as perguntas  que está se fazendo mentalmente? Que passos estão seguindo? Por que essa solução  é melhor do que as outras?

4. Delegue o que há de melhor para se delegar

Delegue o quanto puder e dê autoridade para fazer a tarefa.  Delegue mais tarefas completas do que partes e pedaços (as pessoas ficam mais motivadas com tarefas completas). Delegue o que os outros podem fazer. Delegue o que você não faz bem. Delegue o tático, mantenha o estratégico. Delegue o que for de curto prazo, fique com o que é de longo prazo. Uma maneira simples e eficiente é levantar 4 questões junto ao seu time: 1- “Das coisas que eu faço, vocês poderiam me ajudar com o que?”, 2 – “Das coisas que eu faço, o que vocês poderiam fazer com pouca ajuda minha?”, 3 – “Das coisas que eu faço, o que vocês poderiam fazer sozinhos?”, 4 – “Das coisas que vocês fazem, o que eu poderia fazer de forma mais rápida e eficiente? (re-delegação)”. Certamente não haverá consenso em tudo, mas se você não delega adequadamente, sua equipe o ajudará a melhorar 50%. Escolha uma ou poucas coisas de cada vez e abra mão delas.

5. Seja realista nos prazos

Permita aos demais mais tempo do que você precisaria. Afinal, outro problema comum é que os gestores delegam e estabelecem limites com base nas suas próprias capacidades e história. Para muitas coisas, é provavelmente verdade que o gestor poderia fazer a tarefa melhor e mais rápido. Mas lembre-se de quando começou a aprender a executar essa tarefa. Quanto tempo demorou? Como se sentiu quando tinha alguém vigiando-o? Pois é… permita então mais tempo no cronograma do que você precisaria. Peça para a pessoa a quem está delegando a tarefa para lhe ajudar a estabelecer um prazo realista. Ao delegar, comece mais cedo no projeto do que você começaria normalmente. Sempre.

6. Se assegure que a tarefa esteja bem dimensionada

 O seu time possui habilidades e competências diferentes. Bons delegadores combinam o tamanho e a complexidade da tarefa delegada com a capacidade de cada pessoa. A delegação não é uma atividade igual e de tamanho único. Delegadores “igualitários” não obtêm o mesmo sucesso que os delegadores “honestos”. A maioria das pessoas prefere atribuir tarefas para quem pode fazê-las de olhos fechados. Saia desta zona de conforto e dê tarefas um pouco acima do que a capacidade atual delas. Inclua a pessoa na tarefa de medição. Pergunte a ela. Sempre. A maioria delas fará uma escolha sábia.

7. Monitore sem se tornar obsessivo

Você controla tudo nos mínimos detalhes? Se estiver monitorando os demais constantemente, você na verdade não está delegando. Uma tarefa comunicada e delegada de maneira apropriada não precisa ser vigiada. Se você precisa mesmo vigiar, estabeleça pontos de verificação em dias pré-determinados no calendário (toda segunda-feira, por exemplo), em percentuais determinados (a cada 10% concluído, por exemplo), ou por resultado (quando tiver o primeiro esboço, por exemplo). Fique disponível para ajudar, mas não se intrometa. Interfira somente quando os critérios pré-acordados não estiverem sendo seguidos ou quando as expectativas não forem satisfeitas. Foque-se dessa forma na tarefa, não na pessoa. Deixe que as pessoas terminem o trabalho delas.

8. Desapegue-se e maximize o desenvolvimento ao seu redor

As pessoas crescem quando recebem tarefas previamente concluídas flexíveis, mas que contem elementos com os quais elas nunca trabalharam antes. 70% do desenvolvimento dos gestores bem-sucedidos vêm do trabalho com tarefas e iniciativas flexíveis. Quem não é bom delegador costuma dizer que o problema é que o “pessoal não é bom o bastante”, mas esse problema não vai ser resolvido até que eles sejam suficientemente bons. Fazer a maior parte do trabalho sozinho é uma péssima estratégia de desenvolvimento no longo prazo e assim nunca resolverá o problema.

Fotos: Marie Hippenmeyer

Para essa e outras habilidades comportamentais, conte comigo. Afinal, nunca é  tarde para se aprimorar.

Pablo

P.S. – Gostou? Para me seguir no Facebook, acesse https://www.facebook.com/coachingexecutivo

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8 comentários

  1. Excelente artigo.. Parabéns.

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  2. Ótimo artigo! É muito importante um Gestor saber delegar as tarefas. O problema de quem não sabe ou não consegue delegar com a desculpa de que as pessoas “não são tão boas”, é por medo de transmitir seus conhecimentos e não ser mais necessário para a empresa, podendo futuramente ser subistituido facilmente. Inclusive muitos Gestores tem até uma estratégia: quando estão de férias, as pessoas não sabem fazer o que é necessário e ficam precisando de seu auxílio e com isso, ele precisa retornar mais cedo do descanso. Daí falam: “estão vendo como os colaboradores não são bons, tive até que retornar mais cedo, pois sem mim esse departamento não funciona”. Parece absurdo, mas esse é o pensamento de quem não sabe ou nao quer delegar.

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  3. Excelente estratégia para o desevolvimento dos liderados e ter uma boa gestão.

    A delegacão deve ser sempre planejada e monitorada.

    Gostei muito do assunto publicado.

    Att.
    Jacira Viana

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  4. Excelente artigo! Tdo gestor deve saber delegar e para quem delegar. Deve ser líder situacional e observar bem as pessoas a quem delega funções.
    Um grande problema que acontece meuito á que alguns gestores, não confiando ou não querendo confiar em subalternos, querem abraçar o mundo com as mãos, enchendo-se de atribuições que poderão não dar conta de executar. Por trás de tudo isso encontra-se o medo e a vergonha de delegar atribuições.
    Mais uma vez, parabéns por tão oprtuno e proveitoso artigo.

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  5. muito bom o artigo! …favor, postar um artigo sobre “formação de um time de trabalho sólido para se delegar”

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  6. excelente artigo, aprendi muito lendo, a partir de hoje vou por em prática as orientações, pois coordeno um time de 15 profissionais.
    Obrigada pelas dicas.

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  7. Excelente artigo de um conhecimento enorme. Parabéns pelo texto.

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  8. Muito bom… excelente…parabéns…Obrigado por postar.

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