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Pronto para os holofotes? Luz, Camera, Ação!

Setembro 26, 2013

bad-presentation1Todos nós sabemos o quão importante é realizar boas apresentações no universo corporativo. Essa competência pode inclusive ser a linha que separa um bom executivo de um bom executivo preparado para lidar com as mais diferentes situações.

O mais interessante é que a ausência desta habilidade pode ser uma completa surpresa para alguns de nós. Afinal ninguém nunca apontou nossa timidez, nossa desorganização, nossa falta de foco, nosso estilo irritante ou monótono, nossas idiossincracias ou hábitos pessoais como fatores que interferem na nossa performance. E mesmo que isso ocorresse, consciente ou inconscientemente, desqualificamos aqueles que ameaçam nos dar um feedback claro sobre o fato de não escutarmos nossa audiência ou sobre nossa incapacidade de lidar com perguntas difíceis. Se ao falar em público ficamos nervosos ou mesmo com medo, consideramos que podemos conviver com este pequeno drama interior. Se realizamos as apresentações sempre da mesma maneira é porque estamos tão certos do sucesso de nossa fórmula para apresentar que não vemos necessidade alguma de nos adaptar aos diferentes tipos de públicos. Mesmo quando chegamos ao fundo do poço e perdemos a compostura durante um debate, ainda assim achamos que apenas cometemos um pequeno deslize, algo insignificante, que não chega a comprometer a mensagem que devíamos passar (ou nossa imagem de líder). E assim prosseguimos, sem ver as barreiras e obstáculos que estamos criando para nossas carreiras.

Este triste cenário coloca em xeque a nossa habilidade de realizar apresentações. Boas apresentações. Apresentações eficazes. Portanto, pergunto: você consegue refletir sobre seu desempenho, perceber os pontos cegos acima citados, desvencilhar-se deles e alavancar o seu talento?

Veja, ser um hábil apresentador significa ser eficaz em várias situações de comunicação formal: seja individual, com grupos pequenos ou grandes, com colegas , com colaboradores diretos ou com superiores. Tanto dentro quanto fora da organização, tanto em tópicos agradáveis como naqueles  controversos. Significa ainda saber atrair a atenção e conseguir gerenciar a dinâmica do grupo durante a apresentação. E não posso deixar de mencionar também a insubstituível capacidade de mudar de tática no meio de uma apresentação, caso ela não estiver funcionando a contento.

Se as situações mencionadas acima são bem conhecidas por você e se identifica pessoalmente com algumas delas, trago à tona 10 dicas que podem ajudá-lo a gerar insights sobre o assunto e, quem sabe, com isso elevar a sua carreira para um outro patamar. Vamos às mesmas:

  1. Faça sempre um checklist. Qual é o seu objetivo? Qual é o seu ponto de vista? Quais são as cinco coisas que quer que o público se lembre? O que um típico integrante da audiência diria se fosse entrevistado 15 minutos depois da sua apresentação? E à propósito, quem é o seu público? O quanto eles sabem? Quais são as cinco técnicas  que utilizará para manter a atenção deles? Que tecnologia funcionaria melhor? Que perguntas o público vai lançar? Qual é o cenário? De quanto tempo você precisa? (Utilize sempre menos tempo, nunca mais).
  2. Prepare sempre o discurso. Declare sua mensagem ou o seu propósito numa única frase (tipo manchete de jornal). Em outras palavras, comece pelo fim. Então destaque de três a cinco pilares do seu argumento para apoiar a sua tese. Veja, se apresentar mais, o público não conseguirá acompanhá-lo. Um pastor famoso disse: “Nenhuma alma pode ser salva depois de 20 minutos”. Muitos discursos duram mais de 20 minutos mas podem ser divididos em seções com conclusões claras e com pontes concretas para o próximo tópico. Qual o tipo de introdução que vai cativar a audiência e fazê-la prestar atenção na sua mensagem? Uma história, um fato, uma comparação, uma citação, uma foto, uma tira de quadrinhos? Ao organizar sua palestra, resista contar a eles tudo o que você sabe. Quais são os pontos que tem prioridade e  com você vai explicá-los? Alguns pontos são melhores com um exemplo, outros, com a lógica do argumento, e outros ainda, por fatos ou histórias. Você precisa variar como desenvolve seu argumento, pois assim vai alcançar mais pessoas. Utilize artifícios mnemônicos – apresente seus pontos de 3 em 3, repita palavras-chave e expressões históricamente reconhecidas (“Eu tive um sonho…”); utilize afirmações incompletas ou mesmo exageradas; use antíteses (“não pergunte o que o seu país pode fazer por você, mas o que você pode fazer pelo seu país”) – Um grande choque para muitos apresentadores iniciantes é perceber que existe uma diferença entre escrever e falar. Um discurso bem escrito deve soar bem quando discursado, não quando lido. Não se apaixone pelo material que escreveu até ter a oportunidade de gravá-lo e escutá-lo. A cadência e o ritmo da palavra escrita é diferente da palavra falada. Escrever não leva a respiração em consideração. Se o seu computador tiver um sintetizador de audio, deixe o computador ler o seu discurso em voz alta. Ou peça para outra pessoa ler para você. E atenção: nunca leia um discurso em público sem antes ouvi-lo em voz alta.
  3. Leia sempre o seu público. Infelizmente um único discurso geralmente não tem o mesmo impacto em todas as audiências. Em diversas ocasiões, será necessário ajustar o tom, o compasso, o estilo ou mesmo a mensagem e como você a passa para diferentes públicos. Se você está realizando o mesmo discurso (ou investindo a mesma mensagem) para múltiplas audiências, pergunte-se sempre o quão diferentes elas são. Algumas diferenças entre públicos incluem o nível de sofisticação, o fato de serem amigáveis ou não, a sensibilidade em relação ao relógio, o quanto a audiência espera interagir, o quanto deseja se entreter, e que tipo de argumento tem melhor aderência (o emocional ou o lógico?). Ajuste de acordo e amplie seu impacto.
  4. Ensaie sempre. Se você quer apenas aprimorar suas habilidades de apresentação, ensaiar será de grande valia. E a melhor forma é ensaiar no mesmo local da apresentação. Para estar pronto, pratique na frente de uma filmadora, na frente de alguém que possa lhe dar feedback, utilizando um gravador, ou em todo caso, em frente de um espelho. Foque no tempo dedicado a cada tema – geralmente de 5 a 10 minutos. Em relação ao tema mais longo,  reflita: você acabou dando detalhes demais? Varie o volume e o tom de sua voz – a mesmice acaba embalando a audiência no sono. Utilize suas mãos e seu corpo. Varie sua expressão facial – como eu costumo dizer, se a letra e a música não combinarem, as pessoas não vão assimilar a mensagem. Faça pausas estratégicas para alavancar um ponto. Seja cuidadoso para não repetir demasiadamente as mesmas palavras. Se o seu raciocinio sair temporariamente do trilho, dê uma pausa – “uhs”, “ahs” e “né?” distraem e desligam alguns ouvintes. Se der um branco, dê uma pausa, e então repita sua última afirmação parafraseando o mesma. Enquanto você ganha tempo, pergunte a si mesmo o que pode ser conectado com tal afirmação. Evite falar com excessivo vigor ou utilizar termos carregados que vão aborrecer alguns integrantes da audiência. O melhor discurso é aquele que parece totalmente natural. Esse é geralmente aquele que foi ensaiado exaustivamente. Se você pode realizar a apresentação no piloto automático, pode avaliar a audiência e realizar os ajustes necessários na medida em que avança.
  5. Prepare-se sempre para as perguntas.  A maioria teme a perguntas. Há um universo infinito de perguntas. Boas perguntas e más perguntas. Aquelas destrutivas e aquelas que agregam. As bem-intencionadas e as que carregam segundas intenções. Existem aquelas que chegam em boa hora e aquelas que não. As que nos dão medo são as más, as destrutivas, as que tem segundas intenções e que chegam na hora errada. Mas elas são todas boas pois nos dizem algo sobre a audiência e o quanto de sucesso estamos alcançando. Em alguns cenários, o acerto é que as perguntas sejam realizadas ao final. Em outros, a liberdade impera. Pense nas 10 questões mais prováveis que podem ser realizadas. Treine o que você diria. Algumas perguntas surgem de lugar algum.  Algumas regras: Se você vai responder a questão mais tarde, diga “Obrigado por esta excelente introdução para a próxima parte da minha palestra. Se puder esperar, responderei em dois ou tres minutos”. Podendo evitar, não interrompa seu ritmo. Pratique respostas de 10 a 30 segundos. Então pergunte ao seu interlocutor se isso atendeu aquestão dele. Muitos apresentadores novatos dedicam tempo demais às respostas. Se assegure que você entendeu a pergunta. Muitas vezes o palestrante respondem à pergunta errada. Esclareça a questão antes de responder (“Você quer saber como este produto funcionaria num mercado externo ou interno?”) Somente dê duas respostas para cada pergunta. Na terceira, diga “Me desculpe mas parece que não estou respondendo o que você quer. Por que não me procura ao final e aí aprofundamos o tema?”. Se alguém simplesmente não o deixar prosseguir, diga “Com certeza temos experiências  diferentes. Aparentemente não concordamos mas vamos por ora apenas concordar em discordar. Fico contente com o debate”. Em raras situações, você pode engajar a audiência. Diga “Não sei o que dizer. Alguem na audiência sabe?” Se a questão é polêmica: “Por que as mulheres são tão discriminadas nas organizações?” extraia a questão central e responda “Aqui há 3 dicas que podem ajudá-la”. De modo geral, não responda esse tipo de pergunta pois, da forma como foi elaborada, são negativas. Afaste-se das respostas que classificam – homens, mulheres, contadores – pois elas tendem a dividir a audiência em hordas. Coloque em sua mente que perguntas são suas amigas. É necessário praticar as técnicas acima para lidar com elas, inclusive a temida “Não sei, mas vou descobrir e lhe dou um retorno sobre isso”. Em suma, uma sessão de Perguntas & Respostas pode acabar tomando conta do lugar. Portanto, dedique ao final um minuto para especificamente reforçar seus pontos principais ou traga-os à tona novamente através de um slide.
  6. Lide continuamente com seu medo de palco. Nervoso? Apavorado? Não dormiu bem? O estomago não está facilitando a sua vida? Faz parte. Não existe uma única pessoa na audiência que não tenha passado por esta via-crúcis para se tornar um palestrante competente. Além da morte, falar na frente de grandes audiências deve ser a atividade mais temida pelos adultos. Sério. Mas todas as coisas que você imagina que vão acontecer não ocorrem. Não vai passar mal. Não vai travar. Não vai falar grego. Não vai dar uma vontade súbita de ir ao banheiro. Pode ser sim que perca o folêgo. Aí você para e respira. Pode também sua boca ficar seca. Aí você bebe água. Pode ainda esquecer o que queria falar. Aí você resgata suas anotações. Tropeça nas palavras? Dê uma pausa e repita a frase. Uma gota de suor deslizou pelo nariz? Seque a mesma. Tremeu? Segure-se no púlpito. Olhe 3 pessoas diferentes na audiência que estão sorrindo e mostrando-se receptivas. Evite focar-se naqueles que franzem a testa e balançam a cabeça em desaprovação.
  7. Avalie sempre a logística e sua presença de palco. Slides são legais mas eles te prendem numa sequência que você pode acabar querendo mudar a partir da reação da audiência. Leve em consideração as seguintes regras: Somente 10 linhas nos slides. Menos se puder. Mantenha os slides por não mais de 30 segundos. Não leia os slides. Não coloque tudo nos slides. Apenas bullets points com palavras chave. Não há nada mais chato do que ter alguém apresentando exatamente o que está no ar. Se possível, tenha cópias impressas para todos. Nunca distribua as cópias no final, sempre antes do início. A unica exceção é quando o material  é super detalhado. Se esse é o caso, as pessoas tenderão a ler as notas e não prestarão atenção em você. Se é necessário tal material, entregue à audiência cópias para antes e outras para depois. Não utilize slides que não estão nas cópias impressas a não ser que contenham quadrinhos ou brincadeiras ou mesmo direitos de propriedade exclusiva (avise o público antes de colocar o slide no ar). Circule. Apresente posicionando-se à esquerda durante um tempo depois desloque-se para a direita. Mantenha contato visual com uma pessoa específica da audiência de tempos em tempos. Sorria. Tente parecer relaxado (mesmo que não esteja). Não fique atrás do púlpito a não ser que esteja tremendo e necessite de apoio. Realize pausas aqui e acolá. Não há nada de errado com um pouco de silêncio. Se houver mais de 25 pessoas ou uma acústica inadequada no ambiente, sempre repita as perguntas antes de responde-las. Nunca diga “em suma”, “concluindo” ou “para finalizar” a não ser que termine nos próximos 60 segundos. Não desligue o projetor entre os slides (além de ser irritante, você pode acabar danificando a lâmpada). Não olhe para o seu relógio. Detecte um relógio de parede, coloque seu relógio de pulso no púlpito ou peça para um amigo sinalizar quando faltar 5 minutos. Não vire as costas para a audiência quando estiver falando. Se tiver que olhar para a tela  para lembrá-lo de algo, pare de falar por um momento e então continue depois de checar o que queria. E não se esqueça de agradecer a audiência pela atenção dedicada e pelas perguntas  (se houverem).
  8. Pratique sempre a gestão efetiva do tempo. Ninguém nunca ficou sem conteúdo. Todos planejam apresentar mais do que o tempo permite. Sempre planeje de menos. Se isto o deixar nervoso, tenha dois slides extras na manga. Não mais que isso.  Todos adoram aquele que cumpre o horário, ou melhor ainda, aquele que termina minutos antes do fim. As pessoas não gostam  que extrapolem o tempo definido, principalmente se há outros palestrantes a seguir, se você é o último da agenda ou ainda se você está segurando quem não quer estar aí.  Você não precisa terminar. Afinal, sempre haverá um dia seguinte. Se perceber que vai se alongar além do combinado, vá direto a sua conclusão. Não acelere.  Ou pergunte a audiência o que ela prefere. Diga: “Aparentemente não vou acabar tudo a tempo, como é que gostariam de utilizar o restante do nosso tempo?”
  9. Lide calmamante com as pessoas difíceis. Há pessoas difíceis que podem querer embaraçar você ou qualquer outro que esteja na frente do palco. Quando interpelado, aguarde o melhor momento pedindo ao atacante para falar mais. Se ele der alguma informação ou opinião com a qual possa trabalhar, responda com algo que ambos possam concordar, ou parafraseie o argumento dele e aí sim responda ou ainda simplesmente evidencie o desacordo.  A chance de você convencer alguém é zero quando este alguém realmente não compreendeu seu argumento. Se este é o caso, resuma o mesmo e então pergunte com que parte ele não concorda. Se apropriado, pode perguntar aos demais para responder ao ataque (se puder dar um tom neutro, típico de quem está orientado a soluções). “Por essa eu não esperava, alguém tem uma resposta para isso?”. Não dedique muito tempo respondendo a um agressor. A regra dos 30 segundos, ou duas tentativas, ainda prevalece. Se você se estender na resposta, pode acabar irritando outros na audiência, que podem ter outras perguntas ou que não concordam com o agressor.  Se a pessoa insistir, você deve dizer que o tempo é limitado, que precisa se dedicar a outras perguntas e que a discussão pode continuar posteriormente. Se a pessoa continuar sendo ativamente rude, ignore o insulto e responda outras questões da audiência.
  10. Faça de si mesmo aguém de alto impacto. No final das contas, é você quem está no palco. Todos os olhos estão sobre você. A impressão que eles constroem sobre você depende da sua aparência, de como se comporta, o quão organizado parece ser, o quão preparado está, como lida com a tecnologia na apresentação. Tudo isso pode não ser pertinente à mensagem, mas são reflexos de quem você é. Faz parte da apresentação alavancar a  si mesmo como alguém que vale a pena prestar atenção. Observe o que você veste. Entre em sintonia com a audiência. Não venha de forma casual num ambiente executivo e não vista um paletó e gravata  num cenario casual. O que você leva ao palco? A apresentação organizada numa pasta ou páginas soltas? Uma maleta tradicional ou uma mochila? Se não te conheço e ainda não ouvi o teu discurso, você está me dando pistas sobre seu perfil? São aquelas que você quer oferecer? Uma última dica: nunca é tarde para fazer um curso sobre habilidades de apresentação que grave a sua performance.

Fotos: Marie HippenmeyerEspero que estas dicas o ajudem a refletir com profundidade. Como disse o escritor Mark Twain, “Geralmente levo mais de três semanas para preparar um bom discurso de improviso”.

Conte comigo,

Pablo

P.S. – Gostou? Para me seguir no Facebook, acesse https://www.facebook.com/coachingexecutivo