h1

Pense rápido: você toma decisões em tempo hábil?

Fevereiro 13, 2015

decisoesAo entrevistar pares e subordinados para compreender o impacto do coachee nos demais, vejo em muitos casos surgir uma desconforto quanto à tomada de decisões de forma oportuna. O que significa isso? Na lata, significa que o gestor:

  • é lento nas decisões e declarações;
  • é conservador e excessivamente cauteloso;
  • procrastina, procurando mais dados para evitar riscos e estabelecer a confiança que ele necessita;
  • é perfeccionista, precisando se assegurar que está 100% correto e proteger-se fortemente contra as críticas;
  • é desorganizado e sempre tem dificuldades para cumprir os prazos estabelecidos
  • ou ainda que é lento para decidir sobre questões de maior complexidade.

Veja, se você se encaixa nesta descrição, demora para agir, geralmente não toma decisões dentro do prazo, precisa se apressar para acabar tudo a tempo, continuamente está considerando possíveis objeções (reais e imaginárias), ou seja: em suma não gosta de apertar o gatilho… então espero que você tenha a sorte de estar neste exato momento trabalhando num setor bastante estável. Caso contrário, vai acabar ficando para trás com este tipo de comportamento. Sinto dizer. Você não reagirá rápido o suficiente para mudar; não aprenderá coisas novas; as pessoas ficarão cada vez mais frustradas enquanto você atrasa  o processo.

Por outro lado, desafiar seu modelo mental só lhe trará recompensas. David Ulrich, um dos maiores consultores de estratégia, diz que no passado existia a recompensa de estar certo. Isso está mudando para a recompensa de ser o primeiro. Olhe ao redor: no passado, as organizações não apresentavam um produto até chegar a hora certa. Eles trabalhavam para se assegurar de que era o produto correto e que tinha um mercado para ele. E agora? Bem, as empresas lançam o produto o mais rápido possível para consertá-lo mais tarde, depois do cliente reagir ao mesmo. Este é o atual cenário. Aceite-o ou ele te devora…

Você até pode associar decisões em tempo hábil com decisões descuidadas, mas pense bem. Em tempo hábil é sinônimo de “mais cedo”, “assim que possível” ou “numa data/horário determinado”. Mas não de maneira descuidada ou inconsistente. Decisões tomadas agilmente, bem planejadas, podem ser de alta qualidade. É o gradualismo na qualidade.

Dito isto, o que se pode fazer para reconstruir o modelo mental? Veja a seguir 10 dicas que podem ajudá-lo a montar uma estratégia para lidar com esta  questão:

  • Aprenda a tolerar quebra-cabeças incompletos.

Você precisa, prefere ou quer ter 100% de certeza? Quer se certificar que todas ou pelo menos a maioria das suas decisões estão corretas? Muitos preferem isso. É dificil abrir mão do perfeccionismo porque a maioria o considera um dos seus traços positivos. As pessoas tem orgulho de nunca estarem erradas. Reconheça o perfeccionismo pelo que ele é – coletar mais informações que os demais para melhorar a sua autoconfiança ao tomar decisões livres de erros, evitando assim o risco e as críticas que viriam se fossem tomadas mais rapidamente. Veja, qualquer pessoa com um cérebro, tempo de sobra e 100% dos dados pode tomar boas decisões. O verdadeiro teste é ver quem consegue agir primeiro, acertando mais com menos dados. Alguns estudos indicam que até mesmo os gestores mais bem-sucedidos estão cerca de 65% corretos. 65%! Se você precisa agir oportunamente, tem que diminuir a sua própria necessidade interna por dados e por ser perfeito. Semanalmente tente diminuir um pouco a sua necessidade de estar certo o tempo todo, até que encontre um equilibrio mais razoável entre pensar e agir. Tente tomar pequenas decisões com base em  nenhum ou quase nenhum dado. Confie mais na sua intuição. Posso lhe assegurar que sua experiência não o deixará vaguear aleatoriamente. Deixe a sua mente fazer os devidos calculos.

  • Comece cedo

Você é um procrastinador? Não consegue cumprir prazos? Faz tudo aos 45 minutos do segundo tempo? Além de não agir em tempo hábil, possivelmente a qualidade e a exatidão das suas decisões serão frágeis. Os procrastinadores perdem os prazos e as metas de desempenho. Se você procrastina pode acabar tomando decisões inconsistentes. Comece mais cedo. Sempre pense em 10% da decisão a ser tomada imediatamente após estar incumbido dela, assim pode melhor calcular quanto tempo levará para completar o restante. Divida as decisões em 3 ou 4 partes e agende o tempo necessário para trabalhar nelas dentro do periodo de entrega. Lembre-se de uma das Leis de Murphy: É preciso 90% do tempo para concluir 90% do projeto e mais 90% do tempo para terminar os últimos 10%. Sempre aloque mais tempo do que acha que vai levar. Estabeleça pontos de monitoramento durante o projeto. Antecipe no cronograma a coleta e a analise de dados. Não espere até o último minuto. Estabeleça um deadline particular uma semana antes do prazo real.

  • Organize-se e tenha disciplina

Nem sempre consegue fazer tudo a tempo? Se esquece dos prazos? Perde as encarecidas solicitações por uma decisão? Sob a pressão do tempo e uma incerteza cada vez maior, não dá para assoviar e chupar cana ao mesmo tempo. É complicado trabalhar de maneira desordenada e confusa e simultaneamente tomar decisões de qualidade em tempo hábil. Nesse cenário, é necessário estabelecer rígidas prioridades. Concentre-se mais nas poucas decisões críticas (conectadas com a sua missão na empresa). Não se distraia com trabalho trivial ou outras decisões. Organize-se melhor e tenha disciplina. Mantenha um “diário de decisões”. Assim, quando aparecer uma oportunidade para tomar decisões, anote-a imediatamente ao lado da data ideal em que ela precisa ser tomada. Planeje inversamente o necessário passo a passo para tomar a decisão pontualmente. Se você não for disciplinado na maneira como trabalha e, às vezes, demora para tomar decisões e agir por causa disso, compre livros sobre TQM, ISO e Six Sigma, ou ainda, participe de um sério seminario sobre como estruturar o trabalho de forma eficiente e eficaz.

  • Aprenda com os erros

Paralisado pela análise? Rompa com o seu modelo mental “preciso examinar até a exaustão” e “necessito sempre seguir o caminho mais seguro” e simplesmente faça. Agir mais oportunamente vai gerar mais erros e falhas, mas também vai  permitir mais coisas realizadas com rapidez. Desenvolva uma filosofia com relação ao fracasso e à critica. Afinal, a maioria das inovações falham, a maioria das propostas falham, a maioria dos esforços para mudar falham e tudo o que vale a pena exige redobrada energia. A melhor maneira de lidar com um erro é refletir “o que podemos aprender com isso?” Por fim, pergunte a si mesmo se a sua necessidade de ser cauteloso atende as necessidades de rapidez e pontualidade que sua função exige.

  • Compreenda seu mecanismo para atuar com agilidade

É muito comum ver pessoas que agem de forma oportuna em algumas áreas (decisões orçamentárias) e atrasam em outras (dar feedback negativo para um funcionário). Às vezes, evitamos certas questões. Imagine então 2 colunas. No lado esquerdo, estão as áreas onde você parece tomar decisões com agilidade. O que estas áreas tem em comum? No lado direito estão as áreas onde você se segura, hesita e aguarda demais para se decidir. O que há de comum nesta lista? O dinheiro está envolvido? Pessoas? Riscos? A alta gerência esta envolvida? Você está evitando detalhes, estratégias ou uma área técnica da qual não gosta ou sobre a qual sabe pouco? Já que você toma decisões de forma oportuna pelo menos em uma área, transfira para as demais o seu comportamento e práticas decisórias. Veja, você já tem as habilidades. Só precisa superar as barreiras (provavelmente obstáculos relacionados à atitude) na areas mais difíceis. Se você não tem o expertise, recorra a sua rede de relacionamentos. Procure os 2 melhores peritos que vc conhece nessa questão, ou contrate um consultor, ou ainda convoque um grupo temporário para solucionar tal problema específico. Você não tem que ser um especialista na area, mas precisa saber como acessar o know-how para tomar as decisões com agilidade.

Fotos: Marie HippenmeyerNa semana que vem, exploraremos mais 5 dicas.

Para esta e outras habilidades, conte comigo.

Pablo

P.S. – Gostou? Para me seguir no Facebook, acesse https://www.facebook.com/coachingexecutivo

Anúncios

One comment

  1. Excelente artigo

    Gostar



Expresse sua opinião

Preencha os seus detalhes abaixo ou clique num ícone para iniciar sessão:

Logótipo da WordPress.com

Está a comentar usando a sua conta WordPress.com Terminar Sessão / Alterar )

Imagem do Twitter

Está a comentar usando a sua conta Twitter Terminar Sessão / Alterar )

Facebook photo

Está a comentar usando a sua conta Facebook Terminar Sessão / Alterar )

Google+ photo

Está a comentar usando a sua conta Google+ Terminar Sessão / Alterar )

Connecting to %s

%d bloggers like this: