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Pense rápido: você toma decisões em tempo hábil?

Setembro 12, 2015

foto65aAo realizar entrevistas em busca do impacto nos outros daquele que está participando do processo de coaching (o coachee), vejo em muitos casos surgir uma desconforto quanto capacidade do profissional de tomar decisões de forma oportuna. O que significa isso? Há uma série de possibilidades a serem avaliadas… o gestor ou é lento nas decisões e declarações; ou é conservador e excessivamente cauteloso; talvez ele procrastine, procurando mais dados para evitar riscos e estabelecer a confiança que ele necessita; pode ainda ser perfeccionista, precisando se assegurar que está 100% correto e proteger-se fortemente contra as críticas; também corre o risco de ser desorganizado e ter sempre dificuldades para cumprir os prazos estabelecidos ou o problema é sua lentidão para decidir questões de maior complexidade.

Se você se encaixa na seguinte descrição: demora para agir, geralmente não toma decisões dentro do prazo, precisa se apressar para acabar tudo a tempo, continuamente está considerando possíveis objeções (reais e imaginárias), ou seja: definitivamente não gosta de apertar o gatilho… então espero que você tenha a sorte de estar trabalhando num setor bastante estável. Caso contrário, vai acabar ficando para trás com este tipo de comportamento. Pois é. Você não reagirá rápido o suficiente para mudar; não aprenderá coisas novas e as pessoas ficarão cada vez mais frustradas enquanto você atrasa processos.

Por outro lado, desafiar seu modelo mental só lhe trará recompensas. David Ulrich, um dos maiores consultores de estratégia, diz que no passado existia a recompensa de estar certo. Isso está mudando para a recompensa de ser o primeiro. Olhe ao redor: no passado, as organizações não apresentavam um produto até chegar a hora certa. Eles trabalhavam para se assegurar de que era o produto correto e que tinha um mercado para ele. E agora? Bem, as empresas lançam o produto o mais rápido possível para consertá-lo mais tarde, depois do cliente reagir ao mesmo. Este é o atual cenário. Aceite-o ou ele te devora…

Você até pode associar decisões em tempo hábil com decisões descuidadas, mas pense bem. Em tempo hábil é sinônimo de “mais cedo”, “assim que possível” ou “numa data/horário determinado”. Não de maneira descuidada ou inconsistente. Se este for o caso, você está diante de uma crença pessoal. Decisões tomadas agilmente, bem planejadas, podem ser de alta qualidade.

Dito isto, o que se pode fazer para reconstruir o modelo mental? Veja a seguir 10 dicas que podem ajudá-lo a montar uma estratégia para aprimorar esta habilidade:

  1. Aprenda a tolerar quebra-cabeças incompletos.

Você precisa, prefere ou quer ter 100% de certeza? Quer se certificar que todas – ou ao menos a maioria – das suas decisões estão corretas? Muitos preferem isso. É dificil abrir mão do perfeccionismo porque a maioria o considera um traço positivo. As pessoas tem orgulho de nunca estarem erradas. Reconheça o perfeccionismo pelo que ele é – coletar mais informações que os demais para melhorar a sua autoconfiança ao tomar decisões livres de erros, evitando assim o risco e as críticas que viriam se fossem tomadas mais rapidamente. Veja, qualquer pessoa com um cérebro, tempo de sobra e 100% dos dados pode tomar boas decisões. O verdadeiro teste é ver quem consegue agir primeiro, acertando mais com menos dados. Alguns estudos indicam que até mesmo os gestores mais bem-sucedidos estão cerca de 65% corretos. 65%! Se você precisa agir oportunamente, tem que diminuir a sua própria demanda interna por dados e por ser perfeito. Semanalmente tente diminuir um pouco a sua necessidade de estar certo o tempo todo, até que encontre um equilibrio mais razoável entre pensar e agir. Tente tomar pequenas decisões com base em nenhum ou quase nenhum dado. Confie mais na sua intuição. Posso lhe assegurar que sua experiência não o deixará vaguear aleatoriamente. Deixe a sua mente fazer os devidos calculos.

  1. Comece cedo

Você é um procrastinador? Não consegue cumprir prazos? Faz tudo aos 45 minutos do segundo tempo? Além de não agir em tempo hábil, possivelmente a qualidade e a exatidão das suas decisões serão frágeis. Os procrastinadores perdem os prazos e as metas de desempenho. Se você procrastina pode acabar tomando decisões inconsistentes. Comece mais cedo. Sempre pense em 10% da decisão a ser tomada imediatamente após estar incumbido dela, assim pode melhor calcular quanto tempo levará para completar o restante. Divida as decisões em 3 ou 4 partes e agende o tempo necessário para trabalhar nelas dentro do periodo de entrega. Lembre-se de uma das Leis de Murphy: É preciso 10% do tempo para concluir 90% do projeto e mais 90% do tempo para terminar os últimos 10%. Sempre aloque mais tempo do que acha que vai levar. Estabeleça pontos de monitoramento durante o projeto. Antecipe no cronograma a coleta e a analise de dados. Não espere até o último minuto. Estabeleça um deadline pessoal uma semana antes do prazo real.

  1. Organize-se e tenha disciplina

Nem sempre consegue fazer tudo a tempo? Se esquece dos prazos? Perde as encarecidas solicitações por uma decisão? Sob a pressão do tempo e uma incerteza cada vez maior, aí sim é que não dá para assoviar e chupar cana ao mesmo tempo. É complicado trabalhar de maneira desordenada e confusa e simultaneamente tomar decisões de qualidade em tempo hábil. Nesse cenário, é necessário estabelecer rígidas prioridades. Concentre-se mais nas poucas decisões críticas (conectadas com a sua missão dentro da empresa). Não se distraia com trabalho trivial ou outras decisões. Organize-se melhor e tenha disciplina. Mantenha um “diário de decisões”. Assim, quando aparecer uma oportunidade para tomar decisões, anote-a imediatamente ao lado da data ideal em que ela precisa ser tomada. Planeje inversamente o necessário passo a passo para tomar a decisão pontualmente. Se você não for disciplinado na maneira como trabalha e, às vezes, demora para tomar decisões e agir por causa disso, compre livros sobre TQM, ISO e Six Sigma, ou ainda, participe de um seminario sério sobre como estruturar o trabalho de forma eficiente e eficaz.

  1. Aprenda com os erros

Paralisado pela análise? Rompa com o seu modelo mental “preciso examinar até a exaustão” e “necessito sempre seguir o caminho mais seguro” e simplesmente faça. Just do it! Agir mais oportunamente vai gerar mais erros e falhas, mas também vai permitir mais coisas realizadas com rapidez. Desenvolva uma filosofia com relação ao fracasso e à critica. Afinal, a maioria das inovações falham, a maioria das propostas falham, a maioria dos esforços para mudar falham e tudo o que vale a pena exige redobrada energia. A melhor maneira de lidar com um erro é refletir “o que podemos aprender com isso?” Por fim, pergunte a si mesmo se a sua necessidade de ser cauteloso atende as necessidades de rapidez e pontualidade que sua função exige.

  1. Compreenda seu mecanismo para atuar com agilidade

É muito comum ver pessoas que agem de forma oportuna em algumas áreas (decisões orçamentárias) e atrasam em outras (dar feedback negativo para um funcionário). Às vezes, evitamos certas questões. Imagine então 2 colunas. No lado esquerdo, estão as áreas onde você parece tomar decisões com agilidade. O que estas áreas tem em comum? No lado direito estão as áreas onde você se segura, hesita e aguarda demais para se decidir. O que há de comum nesta lista? O dinheiro está envolvido? Pessoas? Riscos? A alta gerência esta envolvida? Você está evitando detalhes, estratégias ou uma área técnica da qual não gosta ou sobre a qual sabe pouco? Já que você toma decisões de forma oportuna pelo menos em uma área, transfira para as demais o seu comportamento e práticas decisórias. Veja, você já tem as habilidades. Só precisa superar as barreiras (provavelmente obstáculos relacionados à atitude) na areas mais difíceis. Se você não tem o expertise, recorra a sua rede de relacionamentos. Procure os 2 melhores peritos que vc conhece nessa questão, ou contrate um consultor, ou ainda convoque um grupo temporário para solucionar tal problema específico. Você não tem que ser um especialista na area, mas precisa saber como acessar o know-how para tomar as decisões com agilidade.

  1. Prepare-se para conversas dificéis

As vezes agimos prontamente com algumas pessoas mas não com outras. Isto pode estar relacionado com a maneira com que elas reagem a você. Existem pessoas fáceis de abordar e pessoas com as quais é difícil lidar. Existem aquelas que oferecem apoio e outras que punem. Você pode naturalmente adequar seu estilo de tomar decisões de acordo com o público-alvo. As vezes, evitamos pessoas com as quais é difícil lidar deixando-as para o ultimo minuto (afinal você quer estar certo e assim evitar ser punido ou mesmo humilhado). Ensaie mentalmente as piores hipóteses / interações com aquelas pessoas difíceis de se lidar. Pense no que ela pode dizer e tenha resposta prontas para não ser pego de surpresa. Concentre-se em dois ou três pontos chaves em situações de conflito e limite-se a eles de maneira clara e educada. Tente não trazer à tona todas as possibilidades que lhe vem à mente, concentrando-se apenas no essencial. Experimente usar anzóis para fisgar as pessoas difíceis. Antes de vencer o prazo para uma decisão, lance um anzól na direção aonde seu raciocínio o está levando. Você poderá ser criticado um pouco, talvez até levemente punido, mas por outro lado obterá a informação que precisa para tomar uma decisão melhor mais tarde.

  1. Fatie as grandes decisões em pedaços palatáveis

Pense em uma decisão grande como um conjunto de decisões pequenas. O essencial da tomada da decisão de forma oportuna é a tolerância aos erros e falhas cada vez maiores e a absorção da provável pressão e criticas que vem a seguir. Tomar uma atitude apressada em relação a um problema mal definido, sem precedentes a serem seguidos, é o mesmo que dar um tiro no escuro tomando a decisão mais bem informada possível naquele momento. Incrementalistas tomam várias decisões pequenas, recebem feedback instantâneo , corrigem a direção, recebem um pouco mais de dados e avançam um pouco mais, até que a decisão maior seja tomada. Eles não tentam fazer tudo certo na primeira vez. Tentam sim dar o seu melhor palpite com base nos dados disponíveis no momento e depois corrigi-lo na medida em que recebem feedback. Muitos estudos sobre a solução de problemas apontam que é na segunda ou terceira tentativa que entendemos as verdadeiras dinâmicas implícitas dos problemas. Assim, você precisa trabalhar com as duas práticas. Comece aos poucos para poder realizar correções com agilidade. Aja assim que possível e se acostume com a pressão.

  1. Sob pressão, gerencie stress e conflitos

Algumas pessoas ficam motivadas quando estão sob pressão. Algumas outras ficam estressadas. Na verdade isso nos atrasa. Perdemos nossa direção. Não estamos no nosso melhor quando alguém nos apressa. Ficamos mais ansiosos, frustrados e chateados. O que causa a sua reação emocional? Escreva porque você fica ansioso sob pressão. Quais medos a pressão traz à tona? Não quer cometer um erro? Tem medo das consequências desconhecidas? Não tem autoconfiança para decidir? Quando estiver estressado, distancie-se do problema por um instante. Faça outra coisa. Retome o problema quando estiver mais controlado. Deixe o seu cérebro lidar com isso enquanto faz algo mais seguro.

  1. Mantenha as pessoas informadas oportunamente

Outro padrão comum é quando uma pessoa não tem problemas para tomar uma decisão em tempo hábil dentro da própria cabeça; o problema é atrasar o anuncio da decisão. Nesse caso, não há nada de errado com o seu programa de tomada de decisões; o problema está na coragem e autoconfiança. Com que rapidez chegou a essa decisão que, finalmente, esta se tornando publica agora? Há duas semanas? Por que esperou tanto? Tinha medo da reação? Estava se preparando emocionalmente para as criticas? Tentando encontrar o momento mais seguro para se declarar? Pessoas assim geralmente não mudam de ideia depois de tomar uma decisão; só mudam de ideia sobre quando vão contar para os outros aquilo que decidiram. Para revisar isso, anote as decisões que você tomaria agora mesmo, então as compare com as decisões que você tomou e anunciou mais tarde. As decisões são parecidas ou diferentes? Se forem parecidas, talvez você tenha este problema. Como o ruído e as criticas são iguais, uma solução simples é se declarar assim que tomar uma decisão. É melhor fazer isso logo de uma vez. Se houver dados uteis no ruído e nas criticas, você poderá ajustar a sua decisão mais cedo.

  1. Alivie sua hesitação avaliando prós e contras

O conflito o faz desacelerar? Não está confiante na sua decisão? Volta atrás? Desiste rápido demais? Tenta agradar todo mundo? Primeiro, faça a sua lição de casa. Meça o problema, considere as opções, escolha uma, desenvolva um raciocínio e recorra a outras pessoas. Prepare-se para defender a sua escolha; saiba o que os outros vão perguntar, contra o que eles vão se opor e como esta decisão afetará os demais. Ouça cuidadosamente, peça para criticarem sua ideia e revise a decisão de acordo com os dados concretos. Caso contrario, faça pé firme. Você fica doente de preocupação? O que poderia acontecer? O que poderia dar errado? Parece uma obsessão? Experimente estas duas técnicas. Anote tudo com o que você se preocupa. Geralmente é difícil preencher uma pagina. Divida suas preocupações nas categorias em que elas se encaixam. Agora escreva um pró para cada contra (preocupação). As preocupações são legitimas apenas quando consideramos o outro lado da moeda. Todas as opções de uma decisão possuem prós e contras.

“Esteja disposto a tomar decisões.

Esta é a mais importante qualidade num bom líder.

Não seja vitima do que denomino síndrome do preparar-apontar-apontar-apontar-apontar.

Você deve estar preparado para atirar.”

Boone Pickens – Empresário norte-americano Diretor do BP Capital Management Hedge Fund

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One comment

  1. Excelente Pablo. Obrigada!

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