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Você sabe fazer com que os outros façam o trabalho deles?

Junho 28, 2019

Getting Work DoneA maioria das pessoas gosta de ter metas. Gostam de medir a si mesmas em comparação a um padrão esperado. Gostam de ver quem corre mais rápido, quem marca mais pontos, quem pula mais alto e quem trabalha melhor. Gostam de ser medidas pelas pessoas que elas respeitam e que inclusive fazem a diferença nas suas vidas e trabalho. Gostam de metas realistas, porem desafiadoras (objetivos estes que você não sabe de antemão se conseguirá efetivamente atingir). As metas podem tornar tudo mais justo, uma maneira imparcial de comparar um profissional com outro. As pessoas gostam ainda mais quando participam de um processo justo de criação de objetivos. E ficam bem mais motivadas quando participam da criação de suas próprias metas desafiadoras.

 

Tendo em vista o cenário acima, os gestores deveriam com facilidade atribuir responsabilidade por tarefas e decisões; definir claros objetivos e indicadores de desempenho; monitorar processos, progressos e resultados; e, finalmente, implementar ciclos de feedback continuo.

 

No entanto, é bastante comum que gestores inexperientes evitem o conflito inerente à definição de metas duras; ou que atuem de forma desorganizada  em virtude da ausência de um pensamento pragmático quanto a trabalho e tarefas;  ou ainda que não utilizem objetivos por não serem intrinsicamente orientados por metas. Ah, e antes que me esqueça, tem aqueles que, devida à inadequada gestão do tempo, não dão conta do recado como um todo. Tudo isso se enxerga através dos seguintes comportamentos:

 

  • Não utilizam metas e objetivos para gerenciarem a si mesmo nem aos demais
  • Não atuam ordenadamente na atribuição e medição do trabalho
  • Não são claros sobre quem é responsável pelo quê
  • Podem ser desorganizados, apenas lançando tarefas às pessoas, sem terem objetivos ou prioridades
  • Podem administrar o tempo mal, não dando conta de gerenciarem de forma ordenada
  • Não proporcionam feedback sobre o andamento do trabalho
  • Não estabelecem indicadores de desempenho e formas que possibilitem às pessoas medirem a si mesmas

 

Se você se reconhece em alguma destas situações no seu dia a dia, ofereço algumas dicas que podem alavancar a sua performance – e consequentemente o dos seus liderados – e mitigar um circulo vicioso que prejudica a sua carreira e os resultados da sua área. Vamos às soluções:

 

  1. Estabeleça metas claras. Você deve estabelecer as metas antesde atribuir projetos, trabalhos e tarefas. As metas ajudam as pessoas a focarem seu tempo e esforço. Permite que tenham um desempenho mais eficiente e eficaz. A maioria não quer perder tempo, pelo contrário, querem fazer a diferença. Leia sobre o MBO (Managing by Objectives). Apesar de talvez não estar interessado em aplicar o conceito integralmente, todos os princípios sobre a construção de metas estarão no livro. Faça um curso sobre criação de metas.

 

  1. Foque nas métricas. Como você poderia afirmar se a meta foi alcançada? Se as coisas que pedi aos demais forem realizadas a contento, que resultados podemos concordar como indicadores de sucesso? A maior parte dos grupos pode facilmente trazer à tona indicadores de êxito que são diferentes e mais importantes para eles do que os indicadores formais. Então, por que não? Peça a eles que definam isso!

 

  1. Engaje seu time no esforço de estabelecer metas. As pessoas ficam mais motivadas quando tem voz ativa na construção e medição das metas. A maioria não vai ludibriar a iniciativa forçando metas mais baixas. Eles provavelmente vão estabelecer a barra mais alto do que você faria.

 

  1. Alinhe as metas à pessoa.As pessoas são diferentes. Você precisa ajustar as metas a cada integrante do seu time. Cada um deles responde diferentemente aos objetivos. Alguns gostam de metas desafiadoras, outros performam melhor quando estão seguros de alcançar o objetivo antecipadamente. Como você gosta de suas metas? Já trabalhou com alguém que reagiu ao alvo de forma bem diferente da sua? Qual foi a diferença? Tente relacionar as metas com o gatilho de cada um. Não os trate igualmente quando se trata de que metas estabelecer e como cria-las. Se permitir que cada um participe do processo, parte do alinhamento já estará incorporado.

 

  1. Estabeleça expectativas cristalinas. Você precisa ser claro sobre as metas, como elas serão mensuradas e quais as recompensas e consequências previstas para aqueles que superarem, alcançarem ou ficarem abaixo das suas metas. Se puder comunique tanto verbalmente quanto por escrito.

 

  1. Ajude as pessoas a visualizarem o progresso. Estabeleça um processo para monitorar o progresso em relação às metas. As pessoas gostam de acompanhar indicadores de desempenho. Elas gostam de medir o seu ritmo. É como ter uma tela com o índice da Bolsa de Valores na recepção.

 

  1. Aprenda como proporcionar feedback efetivo. Dê tanto feedback ao longo do processo quanto a seu agenda lhe permitir. A maior parte das pessoas são motivadas pelo feedback oferecido, ao longo da jornada em busca das metas acordadas, por três motivos:

– Primeiro, ele os auxilia a ajustar o que eles estão fazendo ao longo do caminho a tempo de alcançar o alvo. Eles assim conseguem corrigir o curso no meio da trajetória.

–  Segundo, isto lhes mostra que o que estão fazendo é importante e que você está ávido em ajudar.

– Terceiro, não se trata de um jogo do tipo “Te peguei!” com criticas e feedback negativo depois que se pisou na bola.

 

  1. Seja flexível. As coisas mudam o tempo todo. Esteja apto para mudar a trajetória do alvo quando se deparar com cenários contrários. Antecipe o que pode dar errado.

 

  1. Monitore com recompensas e consequências. Festeje os que superam, reconheça os que cumpriram o dever e aborde e discuta o que aconteceu com os que ficaram abaixo das expectativas. Cumpra a recompensa ou a consequência que você comunicou. Se não fizer o que disse, ninguém prestará mais atenção na próxima meta nem nas correspondentes consequências.

 

  1. Defina metas para si mesmo, tanto no seu trabalho quanto na sua carreira. Acostume-se a medir a si mesmo. Peça apoio ao seu chefe na criação de metas e num feedback continuo. Dessa forma, você compreenderá melhor que efeito as metas tem sobre os demais.

 

  1. Mantenha as pessoas focadas. Multitarefa é uma perda de tempo. De acordo com pesquisas, pedir às pessoas que atuem em três ou mais projetos simultaneamente deve ser a pior forma de drenar tempo e energia das empresas. As pessoas precisam reorientar-se, trocar a marcha, fisicamente mover-se, e procurar o material correspondente. Estudos suportam o senso comum: multitarefa quase nunca funciona. Poucas pessoas conseguem atuar dessa maneira com êxito. A maioria deveria trabalhar um projeto de cada vez.

 

  1. Meça as atividades (além dos resultados). Digamos que você adquiriu alguns equipamentos. De quantas pessoas você precisa para operá-los? Quantos turnos serão necessários? Manutenção? Quanto tempo levará? A contabilidade baseada em atividades mede o custo de realizar ou não uma tarefa. Olhando cuidadosamente o trabalho em termos de tempo, tarefas essenciais e não essenciais (aquelas menos importantes pois não valem o tempo dedicado às mesmas) podem ser detectadas. Utilizando este método um grupo de enfermeiras dobrou sua produtividade.

 

pabloPara aprimorar essa e outras competências comportamentais, conte comigo.

Afinal, nunca é tarde para trazer o melhor de você à tona .

 

Pablo

P.S. – Gostou? Para me seguir no Facebook, acesse https://www.facebook.com/coachingexecutivo

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