Archive for the ‘Administração do Tempo’ Category

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O Tempo Voa

Junho 17, 2015

Time-ManagementVocê tem tempo suficiente? Tanto para fazer; tão pouco tempo para dedicar-se. Recursos limitados; necessidades infinitas. Pessoas para encontrar, lugares para visitar, coisas para fazer. Sem tempo para dizer “oi” ou “tchau”, apenas “Estou atrasado para uma reunião importante”. Soa familiar? Assim é a vida e o trabalho. Todo mundo tem mais o que fazer do que o tempo permite. Quanto mais você sobe na organização, mais coisas tem a fazer e menor é o tempo disponível. Ninguém consegue fazer tudo. Vou repetir: ninguém consegue fazer tudo. Você precisa estabelecer prioridades e administrar bem o seu tempo para sobreviver e principalmente prosperar.

Abaixo compartilho com você algumas dicas podem ajudá-lo a aprimorar seu leque de respostas aos desafios de tempo e com isso alavancar sua capacidade de gerir com maestria a agenda corporativa, empresarial e pessoal:

1 – Estabeleça metas. Nada melhor para administrar bem o tempo do que uma meta, um plano e um indicador. Estabeleça metas para si mesmo. Elas são essenciais na hora de estabelecer prioridades. Se você não tiver metas, não consegue estabelecer prioridades de tempo. Utilizando-as, classifique o que você precisa fazer de acordo com o crítico, importante, bom fazer se sobrar tempo e não relacionado com o que está tentando concretizar. Quando confrontado com escolhas ou muitas coisas para fazer, aplique a escala.

2- Organize as tarefas e o trabalho em uma linha do tempo. Os que tem mais êxito na gestão do tempo tem como ponto de partida um bom planejamento de tempo. O que eu preciso alcançar? Quais as metas? O que é crítico e o que é trivial? Qual é o prazo? Como você vai monitorá-lo? Compre se necessário um programa de fluxograma que crie diagramas PERT e GANTT. Transforme-se em um especialista na sua utilização. Utilize o resultado fornecido pelo software para planejar o seu tempo. Como alternativa, escreva seu plano de trabalho. Muitas pessoas são vistas como despreparadas na administração de tempo porque não escrevem as sequencias ou partes do trabalho e deixam alguma coisa passar. Peça feedback sobre a ordem e o que pode estar faltando.

3 – Gerencie o seu tempo eficientemente. Planeje seu tempo e administre-se de acordo. Preste atenção na urgência. Valorize o tempo. Descubra o seu valor por hora e por minuto calculando seu salario bruto, mais despesas operacionais e benefícios. Coloque um valor monetário no seu tempo. Então pergunte-se: isso vale R$ 56,00 do meu tempo? Revise os últimos 90 dias do seu calendário e descubra quais foram as 3 coisas que mais desperdiçaram o seu tempo e reduza-as em 50%, combinando atividades e usando eficientes ferramentas de comunicação, como e-mail, mensagens e correio de voz, para cuidar das questões rotineiras. Faça uma lista do que precisa ser discutido nas ligações por telefone; estabeleça prazos para si mesmo; reserve seu melhor horário do dia para trabalhar nos projetos mais difíceis – se você trabalha melhor de manhã não a desperdice com tarefas de classe B ou C.

4 – Crie tempo para si mesmo. Reservar tempo para planejar e estabelecer prioridades na verdade libera mais tempo do que mergulhar de cabeça esperando terminar tudo dentro do prazo. Muita gente que não tem tempo diz que não teve tempo de planejar o seu próprio tempo. Como Stephen Covey diz no livro Os 7 hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, trata-se de “afiar o serrote”.

5 – Livre-se tanto quanto puder do trabalho que consome tempo excessivo. Isto pode ser feito com um mínimo de planejamento, delegando o que você não precisa fazer pessoalmente. Tente distribuir o máximo que puder aos demais. Todos saem ganhando, porque as pessoas gostam de receber tarefas e terem autonomia. Você ganha; eles ganham.

6 – Encontre alguém no seu meio que é melhor do que você na gestão do tempo. Observe o que ele faz e como isso se compara com o seu jeito típico de administrar a agenda. Tente cada vez mais fazer as coisas que ele faz (ou não faz). Peça feedback de quem fez comentários sobre como você é fraco na gestão do tempo. Onde eles viram oportunidades?

7 – Não se deixe levar pelo que gosta e pelo que não gosta. Esta maneira de usar o seu tempo provavelmente não será bem sucedida no longo prazo. Use dados, sua intuição e até sentimentos para distribuir seu tempo, mas definitivamente não somente os sentimentos.

8 – Tenha consideração pelo tempo dos demais. Geralmente quanto mais alto você chegar ou quanto mais alto estiver a pessoa com a quem você interage, menos tempo você ou esta pessoa tem. Seja eficiente com o tempo dos demais. Use o mínimo possível do tempo dos outros. Seja direto e faça o que precisa ser feito. Dê a eles uma oportunidade de debater ou prosseguir, mas se eles não fizerem isso, despeça-se e vá embora.

9 – Aprenda a dizer não. Os outros vão pedir para você fazer mais do que pode. Um truque interessante para economizar tempo é ser capaz de dizer não de maneira construtiva. Uma técnica muito usada é perguntar a pessoa que está pedindo alguma coisa qual é o item que ela gostaria de cancelar ou colocar no fim da fila para que você possa atender ao pedido mais recente. Dessa maneira, você diz ”sim” e “não” ao mesmo tempo e coloca a escolha nas mãos da outra pessoa.

10 – Seja breve nas conversas. Outro item comum que desperdiça tempo é a incapacidade de se desligar. Algumas pessoas que são fracas na gestão do tempo não conseguem “desligar” as interações. Elas continuam falando além do necessário ou, mais comumente, não conseguem fazer a outra pessoa para de falar. Quando chegar o momento de seguir em frente, diga apenas “Tenho que dar sequencia a minha lista de atividades, mas com certeza podemos continuar esta conversa outra hora”.

Fotos: Marie HippenmeyerPara essa e diversas outras situações, conte comigo.

Pablo

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Pronto para os holofotes? Luz, Camera, Ação!

Setembro 26, 2013

bad-presentation1Todos nós sabemos o quão importante é realizar boas apresentações no universo corporativo. Essa competência pode inclusive ser a linha que separa um bom executivo de um bom executivo preparado para lidar com as mais diferentes situações.

O mais interessante é que a ausência desta habilidade pode ser uma completa surpresa para alguns de nós. Afinal ninguém nunca apontou nossa timidez, nossa desorganização, nossa falta de foco, nosso estilo irritante ou monótono, nossas idiossincracias ou hábitos pessoais como fatores que interferem na nossa performance. E mesmo que isso ocorresse, consciente ou inconscientemente, desqualificamos aqueles que ameaçam nos dar um feedback claro sobre o fato de não escutarmos nossa audiência ou sobre nossa incapacidade de lidar com perguntas difíceis. Se ao falar em público ficamos nervosos ou mesmo com medo, consideramos que podemos conviver com este pequeno drama interior. Se realizamos as apresentações sempre da mesma maneira é porque estamos tão certos do sucesso de nossa fórmula para apresentar que não vemos necessidade alguma de nos adaptar aos diferentes tipos de públicos. Mesmo quando chegamos ao fundo do poço e perdemos a compostura durante um debate, ainda assim achamos que apenas cometemos um pequeno deslize, algo insignificante, que não chega a comprometer a mensagem que devíamos passar (ou nossa imagem de líder). E assim prosseguimos, sem ver as barreiras e obstáculos que estamos criando para nossas carreiras.

Este triste cenário coloca em xeque a nossa habilidade de realizar apresentações. Boas apresentações. Apresentações eficazes. Portanto, pergunto: você consegue refletir sobre seu desempenho, perceber os pontos cegos acima citados, desvencilhar-se deles e alavancar o seu talento?

Veja, ser um hábil apresentador significa ser eficaz em várias situações de comunicação formal: seja individual, com grupos pequenos ou grandes, com colegas , com colaboradores diretos ou com superiores. Tanto dentro quanto fora da organização, tanto em tópicos agradáveis como naqueles  controversos. Significa ainda saber atrair a atenção e conseguir gerenciar a dinâmica do grupo durante a apresentação. E não posso deixar de mencionar também a insubstituível capacidade de mudar de tática no meio de uma apresentação, caso ela não estiver funcionando a contento.

Se as situações mencionadas acima são bem conhecidas por você e se identifica pessoalmente com algumas delas, trago à tona 10 dicas que podem ajudá-lo a gerar insights sobre o assunto e, quem sabe, com isso elevar a sua carreira para um outro patamar. Vamos às mesmas:

  1. Faça sempre um checklist. Qual é o seu objetivo? Qual é o seu ponto de vista? Quais são as cinco coisas que quer que o público se lembre? O que um típico integrante da audiência diria se fosse entrevistado 15 minutos depois da sua apresentação? E à propósito, quem é o seu público? O quanto eles sabem? Quais são as cinco técnicas  que utilizará para manter a atenção deles? Que tecnologia funcionaria melhor? Que perguntas o público vai lançar? Qual é o cenário? De quanto tempo você precisa? (Utilize sempre menos tempo, nunca mais).
  2. Prepare sempre o discurso. Declare sua mensagem ou o seu propósito numa única frase (tipo manchete de jornal). Em outras palavras, comece pelo fim. Então destaque de três a cinco pilares do seu argumento para apoiar a sua tese. Veja, se apresentar mais, o público não conseguirá acompanhá-lo. Um pastor famoso disse: “Nenhuma alma pode ser salva depois de 20 minutos”. Muitos discursos duram mais de 20 minutos mas podem ser divididos em seções com conclusões claras e com pontes concretas para o próximo tópico. Qual o tipo de introdução que vai cativar a audiência e fazê-la prestar atenção na sua mensagem? Uma história, um fato, uma comparação, uma citação, uma foto, uma tira de quadrinhos? Ao organizar sua palestra, resista contar a eles tudo o que você sabe. Quais são os pontos que tem prioridade e  com você vai explicá-los? Alguns pontos são melhores com um exemplo, outros, com a lógica do argumento, e outros ainda, por fatos ou histórias. Você precisa variar como desenvolve seu argumento, pois assim vai alcançar mais pessoas. Utilize artifícios mnemônicos – apresente seus pontos de 3 em 3, repita palavras-chave e expressões históricamente reconhecidas (“Eu tive um sonho…”); utilize afirmações incompletas ou mesmo exageradas; use antíteses (“não pergunte o que o seu país pode fazer por você, mas o que você pode fazer pelo seu país”) – Um grande choque para muitos apresentadores iniciantes é perceber que existe uma diferença entre escrever e falar. Um discurso bem escrito deve soar bem quando discursado, não quando lido. Não se apaixone pelo material que escreveu até ter a oportunidade de gravá-lo e escutá-lo. A cadência e o ritmo da palavra escrita é diferente da palavra falada. Escrever não leva a respiração em consideração. Se o seu computador tiver um sintetizador de audio, deixe o computador ler o seu discurso em voz alta. Ou peça para outra pessoa ler para você. E atenção: nunca leia um discurso em público sem antes ouvi-lo em voz alta.
  3. Leia sempre o seu público. Infelizmente um único discurso geralmente não tem o mesmo impacto em todas as audiências. Em diversas ocasiões, será necessário ajustar o tom, o compasso, o estilo ou mesmo a mensagem e como você a passa para diferentes públicos. Se você está realizando o mesmo discurso (ou investindo a mesma mensagem) para múltiplas audiências, pergunte-se sempre o quão diferentes elas são. Algumas diferenças entre públicos incluem o nível de sofisticação, o fato de serem amigáveis ou não, a sensibilidade em relação ao relógio, o quanto a audiência espera interagir, o quanto deseja se entreter, e que tipo de argumento tem melhor aderência (o emocional ou o lógico?). Ajuste de acordo e amplie seu impacto.
  4. Ensaie sempre. Se você quer apenas aprimorar suas habilidades de apresentação, ensaiar será de grande valia. E a melhor forma é ensaiar no mesmo local da apresentação. Para estar pronto, pratique na frente de uma filmadora, na frente de alguém que possa lhe dar feedback, utilizando um gravador, ou em todo caso, em frente de um espelho. Foque no tempo dedicado a cada tema – geralmente de 5 a 10 minutos. Em relação ao tema mais longo,  reflita: você acabou dando detalhes demais? Varie o volume e o tom de sua voz – a mesmice acaba embalando a audiência no sono. Utilize suas mãos e seu corpo. Varie sua expressão facial – como eu costumo dizer, se a letra e a música não combinarem, as pessoas não vão assimilar a mensagem. Faça pausas estratégicas para alavancar um ponto. Seja cuidadoso para não repetir demasiadamente as mesmas palavras. Se o seu raciocinio sair temporariamente do trilho, dê uma pausa – “uhs”, “ahs” e “né?” distraem e desligam alguns ouvintes. Se der um branco, dê uma pausa, e então repita sua última afirmação parafraseando o mesma. Enquanto você ganha tempo, pergunte a si mesmo o que pode ser conectado com tal afirmação. Evite falar com excessivo vigor ou utilizar termos carregados que vão aborrecer alguns integrantes da audiência. O melhor discurso é aquele que parece totalmente natural. Esse é geralmente aquele que foi ensaiado exaustivamente. Se você pode realizar a apresentação no piloto automático, pode avaliar a audiência e realizar os ajustes necessários na medida em que avança.
  5. Prepare-se sempre para as perguntas.  A maioria teme a perguntas. Há um universo infinito de perguntas. Boas perguntas e más perguntas. Aquelas destrutivas e aquelas que agregam. As bem-intencionadas e as que carregam segundas intenções. Existem aquelas que chegam em boa hora e aquelas que não. As que nos dão medo são as más, as destrutivas, as que tem segundas intenções e que chegam na hora errada. Mas elas são todas boas pois nos dizem algo sobre a audiência e o quanto de sucesso estamos alcançando. Em alguns cenários, o acerto é que as perguntas sejam realizadas ao final. Em outros, a liberdade impera. Pense nas 10 questões mais prováveis que podem ser realizadas. Treine o que você diria. Algumas perguntas surgem de lugar algum.  Algumas regras: Se você vai responder a questão mais tarde, diga “Obrigado por esta excelente introdução para a próxima parte da minha palestra. Se puder esperar, responderei em dois ou tres minutos”. Podendo evitar, não interrompa seu ritmo. Pratique respostas de 10 a 30 segundos. Então pergunte ao seu interlocutor se isso atendeu aquestão dele. Muitos apresentadores novatos dedicam tempo demais às respostas. Se assegure que você entendeu a pergunta. Muitas vezes o palestrante respondem à pergunta errada. Esclareça a questão antes de responder (“Você quer saber como este produto funcionaria num mercado externo ou interno?”) Somente dê duas respostas para cada pergunta. Na terceira, diga “Me desculpe mas parece que não estou respondendo o que você quer. Por que não me procura ao final e aí aprofundamos o tema?”. Se alguém simplesmente não o deixar prosseguir, diga “Com certeza temos experiências  diferentes. Aparentemente não concordamos mas vamos por ora apenas concordar em discordar. Fico contente com o debate”. Em raras situações, você pode engajar a audiência. Diga “Não sei o que dizer. Alguem na audiência sabe?” Se a questão é polêmica: “Por que as mulheres são tão discriminadas nas organizações?” extraia a questão central e responda “Aqui há 3 dicas que podem ajudá-la”. De modo geral, não responda esse tipo de pergunta pois, da forma como foi elaborada, são negativas. Afaste-se das respostas que classificam – homens, mulheres, contadores – pois elas tendem a dividir a audiência em hordas. Coloque em sua mente que perguntas são suas amigas. É necessário praticar as técnicas acima para lidar com elas, inclusive a temida “Não sei, mas vou descobrir e lhe dou um retorno sobre isso”. Em suma, uma sessão de Perguntas & Respostas pode acabar tomando conta do lugar. Portanto, dedique ao final um minuto para especificamente reforçar seus pontos principais ou traga-os à tona novamente através de um slide.
  6. Lide continuamente com seu medo de palco. Nervoso? Apavorado? Não dormiu bem? O estomago não está facilitando a sua vida? Faz parte. Não existe uma única pessoa na audiência que não tenha passado por esta via-crúcis para se tornar um palestrante competente. Além da morte, falar na frente de grandes audiências deve ser a atividade mais temida pelos adultos. Sério. Mas todas as coisas que você imagina que vão acontecer não ocorrem. Não vai passar mal. Não vai travar. Não vai falar grego. Não vai dar uma vontade súbita de ir ao banheiro. Pode ser sim que perca o folêgo. Aí você para e respira. Pode também sua boca ficar seca. Aí você bebe água. Pode ainda esquecer o que queria falar. Aí você resgata suas anotações. Tropeça nas palavras? Dê uma pausa e repita a frase. Uma gota de suor deslizou pelo nariz? Seque a mesma. Tremeu? Segure-se no púlpito. Olhe 3 pessoas diferentes na audiência que estão sorrindo e mostrando-se receptivas. Evite focar-se naqueles que franzem a testa e balançam a cabeça em desaprovação.
  7. Avalie sempre a logística e sua presença de palco. Slides são legais mas eles te prendem numa sequência que você pode acabar querendo mudar a partir da reação da audiência. Leve em consideração as seguintes regras: Somente 10 linhas nos slides. Menos se puder. Mantenha os slides por não mais de 30 segundos. Não leia os slides. Não coloque tudo nos slides. Apenas bullets points com palavras chave. Não há nada mais chato do que ter alguém apresentando exatamente o que está no ar. Se possível, tenha cópias impressas para todos. Nunca distribua as cópias no final, sempre antes do início. A unica exceção é quando o material  é super detalhado. Se esse é o caso, as pessoas tenderão a ler as notas e não prestarão atenção em você. Se é necessário tal material, entregue à audiência cópias para antes e outras para depois. Não utilize slides que não estão nas cópias impressas a não ser que contenham quadrinhos ou brincadeiras ou mesmo direitos de propriedade exclusiva (avise o público antes de colocar o slide no ar). Circule. Apresente posicionando-se à esquerda durante um tempo depois desloque-se para a direita. Mantenha contato visual com uma pessoa específica da audiência de tempos em tempos. Sorria. Tente parecer relaxado (mesmo que não esteja). Não fique atrás do púlpito a não ser que esteja tremendo e necessite de apoio. Realize pausas aqui e acolá. Não há nada de errado com um pouco de silêncio. Se houver mais de 25 pessoas ou uma acústica inadequada no ambiente, sempre repita as perguntas antes de responde-las. Nunca diga “em suma”, “concluindo” ou “para finalizar” a não ser que termine nos próximos 60 segundos. Não desligue o projetor entre os slides (além de ser irritante, você pode acabar danificando a lâmpada). Não olhe para o seu relógio. Detecte um relógio de parede, coloque seu relógio de pulso no púlpito ou peça para um amigo sinalizar quando faltar 5 minutos. Não vire as costas para a audiência quando estiver falando. Se tiver que olhar para a tela  para lembrá-lo de algo, pare de falar por um momento e então continue depois de checar o que queria. E não se esqueça de agradecer a audiência pela atenção dedicada e pelas perguntas  (se houverem).
  8. Pratique sempre a gestão efetiva do tempo. Ninguém nunca ficou sem conteúdo. Todos planejam apresentar mais do que o tempo permite. Sempre planeje de menos. Se isto o deixar nervoso, tenha dois slides extras na manga. Não mais que isso.  Todos adoram aquele que cumpre o horário, ou melhor ainda, aquele que termina minutos antes do fim. As pessoas não gostam  que extrapolem o tempo definido, principalmente se há outros palestrantes a seguir, se você é o último da agenda ou ainda se você está segurando quem não quer estar aí.  Você não precisa terminar. Afinal, sempre haverá um dia seguinte. Se perceber que vai se alongar além do combinado, vá direto a sua conclusão. Não acelere.  Ou pergunte a audiência o que ela prefere. Diga: “Aparentemente não vou acabar tudo a tempo, como é que gostariam de utilizar o restante do nosso tempo?”
  9. Lide calmamante com as pessoas difíceis. Há pessoas difíceis que podem querer embaraçar você ou qualquer outro que esteja na frente do palco. Quando interpelado, aguarde o melhor momento pedindo ao atacante para falar mais. Se ele der alguma informação ou opinião com a qual possa trabalhar, responda com algo que ambos possam concordar, ou parafraseie o argumento dele e aí sim responda ou ainda simplesmente evidencie o desacordo.  A chance de você convencer alguém é zero quando este alguém realmente não compreendeu seu argumento. Se este é o caso, resuma o mesmo e então pergunte com que parte ele não concorda. Se apropriado, pode perguntar aos demais para responder ao ataque (se puder dar um tom neutro, típico de quem está orientado a soluções). “Por essa eu não esperava, alguém tem uma resposta para isso?”. Não dedique muito tempo respondendo a um agressor. A regra dos 30 segundos, ou duas tentativas, ainda prevalece. Se você se estender na resposta, pode acabar irritando outros na audiência, que podem ter outras perguntas ou que não concordam com o agressor.  Se a pessoa insistir, você deve dizer que o tempo é limitado, que precisa se dedicar a outras perguntas e que a discussão pode continuar posteriormente. Se a pessoa continuar sendo ativamente rude, ignore o insulto e responda outras questões da audiência.
  10. Faça de si mesmo aguém de alto impacto. No final das contas, é você quem está no palco. Todos os olhos estão sobre você. A impressão que eles constroem sobre você depende da sua aparência, de como se comporta, o quão organizado parece ser, o quão preparado está, como lida com a tecnologia na apresentação. Tudo isso pode não ser pertinente à mensagem, mas são reflexos de quem você é. Faz parte da apresentação alavancar a  si mesmo como alguém que vale a pena prestar atenção. Observe o que você veste. Entre em sintonia com a audiência. Não venha de forma casual num ambiente executivo e não vista um paletó e gravata  num cenario casual. O que você leva ao palco? A apresentação organizada numa pasta ou páginas soltas? Uma maleta tradicional ou uma mochila? Se não te conheço e ainda não ouvi o teu discurso, você está me dando pistas sobre seu perfil? São aquelas que você quer oferecer? Uma última dica: nunca é tarde para fazer um curso sobre habilidades de apresentação que grave a sua performance.

Fotos: Marie HippenmeyerEspero que estas dicas o ajudem a refletir com profundidade. Como disse o escritor Mark Twain, “Geralmente levo mais de três semanas para preparar um bom discurso de improviso”.

Conte comigo,

Pablo

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O segredo para delegar do jeito certo

Abril 4, 2013
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Pode ser que você não se dê conta, mas delegar pode turbinar a sua carreira.

Fevereiro 21, 2013

DelegueNum recente post, comentava que muitos dos meus clientes trazem um tema  comum: não sabem como delegar. Para os que têm consciência dessa oportunidade em  suas carreiras, compartilho adiante oito dicas que podem provocar uma  boa reflexão sobre o tema. Mas, antes de avançar nessa direção, gostaria de  trazer à tona algumas perguntas que costumo realizar para ajudar meus coachees a  entender por que essa competência pode beneficiá-los e turbinar suas carreiras.  Portanto, pare um minuto, respire fundo e avalie sua atual situação em relação  às seguintes questões:

  • Sua agenda está lotada?

  • Não consegue dar conta de tudo aquilo que gostaria de dar cabo?

  • O chefe está no seu cangote?

  • Não tem tempo para refletir sobre o seu dia a dia?

  • Por mais que tente, planejar e criar estratégias não fazem parte de sua  rotina?

  • Trabalhando horas demais?

  • Aos sábados?

  • Em casa?

  • Seu relacionamento familiar sofre com sua ausência?

  • Férias adiadas?

  • Canceladas?

Bom, se parte delas espelham o seu dia a dia, bem-vindo ao clube. Cada vez mais o  tempo se torna o bem mais precioso que temos. E nunca o temos o suficiente. Uma  das principais razões é que realizamos pessoalmente coisas demais. Para corrigir  isso, é preciso administrar o nosso tempo, organizar-se, estabelecer  prioridades, criar fluxos de trabalho mais eficientes e… delegar.

Delegar tarefas proporciona mais tempo livre, motiva, desenvolve as pessoas,  ajuda a concluir mais coisas. Em suma: é tudo de bom. Portanto, aprender a  delegar é uma habilidade vital, de cuja importância gerentes “recém-empossados” precisam rapidamente tomar consciência ao deixar para trás o papel de  contribuinte individual. Bom, é verdade que também existem vários executivos de  alto nível que ainda não aprenderam a delegar. Geralmente cuidam da parte tática  e acabam deixando a estratégica para a última hora. Também não têm tempo de  desenvolver os outros, o que os torna relutantes na hora de delegar tarefas. São  aqueles que alardeiam que “as pessoas não são boas o bastante para realizá-las”. Isso seria cômico, se não fosse trágico. Afinal, como é que você vai alcançar  seu potencial, se não aprender a delegar mais e melhor?

Se esse questionamento lhe provoca alguns insights em relação a onde  você se encontra e onde poderia estar, é hora de entrar em cena e compartilhar  algumas dicas de grande utilidade, quando se trata de delegar:

1. Elabore um plano que respeite o seu  estilo

Bob Eichinger, vice-chairman do Korn/Ferry Institute, diz:  comunique, estabeleça prazos e metas, e não fique no caminho. As pessoas  precisam saber o que você espera delas. Qual é o resultado almejado? Para quando  é necessário? Quais recursos elas receberão? Quais decisões podem tomar? Você  precisa de pontos de monitoramento durante o trabalho? Como estar ciente do  progresso e monitorar a qualidade?

Um dos problemas mais comuns ao delegar é o pontapé inicial do processo. Se  ele se basear numa comunicação incompleta, ou mesmo enigmática, teremos  problemas à vista. É preciso ser resiliente para lidar com a frustração que isso  pode causar, pois uma tarefa que não foi bem feita da primeira vez gera  relutância ao ser delegada na próxima oportunidade. Quem não se comunica bem  sempre precisa de mais tempo para administrar o retrabalho. E, como comentei no  início, o tempo é sempre escasso no universo corporativo. Aqui, decisões  difíceis precisam ser tomadas em relação a como investi-lo. Pablo Neruda diz: “Você é livre para fazer as suas escolhas, mas é prisioneiro das consequências.” Por isso, pergunto: você quer o tempo como seu aliado ou como seu inimigo?

Analise os projetos recentes que deram certo e aqueles que não deram certo.  Como você delegou as tarefas? Demais? Não o suficiente? Só as partes que não  queria? Partes de maior responsabilidade? A carga de trabalho foi distribuída  adequadamente? Você estabeleceu indicadores? Fez microgerenciamento? Deu corda  demais? Descubra quais práticas respeitam o seu estilo e resgatam o seu melhor.  Crie uma série de procedimentos para ser aplicada como se você não estivesse  presente. Quais dados é preciso receber? Que esquema de feedback as pessoas  podem utilizar para corrigir o rumo no meio da jornada? Quais perguntas deveriam  ser respondidas enquanto o trabalho está em andamento? Quais passos devem ser  seguidos? Quais critérios precisam ser cumpridos? Quando você estará disponível  para ajudar? (a propósito, esta pergunta é chave…).

2. Dê espaço

Aqueles com mais habilidade para delegar são transparentes  quanto a “o que fazer” e “quando fazer” e mais flexíveis em relação ao “como”. As pessoas ficam mais motivadas quando podem determinar o “como” por si mesmas.  Já os mais inexperientes determinam o “como”, o que transforma subordinados em  robôs em vez de um time responsável e autossuficiente. Incentive-os a tentar  coisas diferentes. Além de ser mais motivador, isso também possibilita que os  funcionários se desenvolvam. Ofereça, sempre que possível, o contexto envolvido.  Apesar de não ser necessário para realizar a tarefa, ficamos mais motivados,  quando sabemos onde a tarefa se encaixa no todo. Use três minutos extras para  dizer: 1) porque essa tarefa precisa ser feita; 2) onde ela se encaixa no  panorama geral; e 3) sua importância para as metas e os objetivos almejados. 3 minutos. Sempre.

3. Delegue para quem pode ter êxito

As pessoas me perguntam: delegar para quem? Respondo: para  aqueles que podem fazer e para aqueles que quase podem fazer.

Os impasses mais comuns que ouço dos meus clientes é que eles não conseguem  delegar porque seus funcionários não são bons o suficiente, ou seja, não estão  aptos a fazer o trabalho demandado. E, se pergunto por que isso acontece, eles  costumam afirmar que herdaram um grupo fraco do gestor anterior. A seguinte  questão que levanto é bastante óbvia: por que não se livrar dos piores e  contratar pessoas capazes? A alegação mais comum é que não podem demitir  ninguém, pois a área de RH e o Jurídico não permitem. É interessante observar  que, sempre e quando tenho a oportunidade de perguntar ao RH e ao Jurídico se  isso é verdade, o que me informam é que não é. Eles apenas ressaltam que a  demissão deve ser feita de maneira adequada. Outros ainda alegam que não podem  deixar uma vaga aberta no momento, pois têm muito a fazer. Mas, se são realmente  maus executores, qual é a diferença? Você não pode e nem deve delegar tarefas a  executores inábeis, a menos que seja para desenvolvê-los e motivá-los. Por outro  lado, você nunca sairá desse impasse até respirar fundo e começar a demitir os  piores para substituí-los por pessoas melhores… Lidar com esse dilema não é  fácil, então, me acompanhe nesta simples história:

Uma pessoa encontra um lenhador tentando derrubar uma árvore enorme com o  seu serrote.

Ele está suado e ofegante.

Está progredindo muito, mas muito devagar.

A pessoa pergunta por que as coisas estão indo tão mal.

O lenhador diz que é porque o serrote está cego.

A pessoa pergunta por que ele não para e afia o serrote.

Ele suspira e diz que não tem tempo.

O texto acima reflete o ponto de vista de Stephen Covey (The  Seven Habits of Highly Effective People) sobre a necessidade de aprender a  afiar o seu serrote. Se os seus serrotes – ou seus colaboradores diretos – não  estão afiados, comece a agir mais como um mentor. Quais são as primeiras coisas  que diria a eles para ajudá-los a pensar no trabalho de maneira mais produtiva e  enxergar as tarefas da maneira como você as enxerga? Explique sempre o seu  raciocínio. O papel do instrutor/mentor é ensinar alguém a pensar/agir como  você. Dar o peixe transformará a pessoa em um dependente (isso, na melhor das  hipóteses). Ensine-os a pescar. Deixe seu raciocínio vir à tona primeiro. Para  tanto, trabalhe com eles falando em voz alta, qualquer que seja a tarefa. O que  você acha importante? Como sabe que isso é importante? Quais são as perguntas  que está se fazendo mentalmente? Que passos estão seguindo? Por que essa solução  é melhor do que as outras?

4. Delegue o que há de melhor para se delegar

Delegue o quanto puder e dê autoridade para fazer a tarefa.  Delegue mais tarefas completas do que partes e pedaços (as pessoas ficam mais motivadas com tarefas completas). Delegue o que os outros podem fazer. Delegue o que você não faz bem. Delegue o tático, mantenha o estratégico. Delegue o que for de curto prazo, fique com o que é de longo prazo. Uma maneira simples e eficiente é levantar 4 questões junto ao seu time: 1- “Das coisas que eu faço, vocês poderiam me ajudar com o que?”, 2 – “Das coisas que eu faço, o que vocês poderiam fazer com pouca ajuda minha?”, 3 – “Das coisas que eu faço, o que vocês poderiam fazer sozinhos?”, 4 – “Das coisas que vocês fazem, o que eu poderia fazer de forma mais rápida e eficiente? (re-delegação)”. Certamente não haverá consenso em tudo, mas se você não delega adequadamente, sua equipe o ajudará a melhorar 50%. Escolha uma ou poucas coisas de cada vez e abra mão delas.

5. Seja realista nos prazos

Permita aos demais mais tempo do que você precisaria. Afinal, outro problema comum é que os gestores delegam e estabelecem limites com base nas suas próprias capacidades e história. Para muitas coisas, é provavelmente verdade que o gestor poderia fazer a tarefa melhor e mais rápido. Mas lembre-se de quando começou a aprender a executar essa tarefa. Quanto tempo demorou? Como se sentiu quando tinha alguém vigiando-o? Pois é… permita então mais tempo no cronograma do que você precisaria. Peça para a pessoa a quem está delegando a tarefa para lhe ajudar a estabelecer um prazo realista. Ao delegar, comece mais cedo no projeto do que você começaria normalmente. Sempre.

6. Se assegure que a tarefa esteja bem dimensionada

 O seu time possui habilidades e competências diferentes. Bons delegadores combinam o tamanho e a complexidade da tarefa delegada com a capacidade de cada pessoa. A delegação não é uma atividade igual e de tamanho único. Delegadores “igualitários” não obtêm o mesmo sucesso que os delegadores “honestos”. A maioria das pessoas prefere atribuir tarefas para quem pode fazê-las de olhos fechados. Saia desta zona de conforto e dê tarefas um pouco acima do que a capacidade atual delas. Inclua a pessoa na tarefa de medição. Pergunte a ela. Sempre. A maioria delas fará uma escolha sábia.

7. Monitore sem se tornar obsessivo

Você controla tudo nos mínimos detalhes? Se estiver monitorando os demais constantemente, você na verdade não está delegando. Uma tarefa comunicada e delegada de maneira apropriada não precisa ser vigiada. Se você precisa mesmo vigiar, estabeleça pontos de verificação em dias pré-determinados no calendário (toda segunda-feira, por exemplo), em percentuais determinados (a cada 10% concluído, por exemplo), ou por resultado (quando tiver o primeiro esboço, por exemplo). Fique disponível para ajudar, mas não se intrometa. Interfira somente quando os critérios pré-acordados não estiverem sendo seguidos ou quando as expectativas não forem satisfeitas. Foque-se dessa forma na tarefa, não na pessoa. Deixe que as pessoas terminem o trabalho delas.

8. Desapegue-se e maximize o desenvolvimento ao seu redor

As pessoas crescem quando recebem tarefas previamente concluídas flexíveis, mas que contem elementos com os quais elas nunca trabalharam antes. 70% do desenvolvimento dos gestores bem-sucedidos vêm do trabalho com tarefas e iniciativas flexíveis. Quem não é bom delegador costuma dizer que o problema é que o “pessoal não é bom o bastante”, mas esse problema não vai ser resolvido até que eles sejam suficientemente bons. Fazer a maior parte do trabalho sozinho é uma péssima estratégia de desenvolvimento no longo prazo e assim nunca resolverá o problema.

Fotos: Marie Hippenmeyer

Para essa e outras habilidades comportamentais, conte comigo. Afinal, nunca é  tarde para se aprimorar.

Pablo

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Estratégias para reduzir uso do email

Fevereiro 19, 2013

emailO mundo estafante do trabalho 24×7 não significa que os executivos precisem obedecer cegamente a todas as suas imposições. Ainda que a realização de tarefas simultâneas seja uma demanda da nova economia, os especialistas em administração do tempo acreditam que é preciso saber separar o que de fato é importante do que deve ser ignorado. Avaliam que os líderes se dedicam com freqüência a coisas de pouca monta. Uma pesquisa da Marakon Associates calculou que 80% do tempo de um dirigente é dedicado a assuntos responsáveis por menos de 20% do resultado de uma organização. A caixa de e-mails de um executivo é uma amostra do desperdício de energia. Costuma ser ocupada com consultas de colegas, atas de reuniões e outras coisas de pequena importância. Poucas mensagens tratam de questões fundamentais, que afetam os resultados da companhia. “Muita gente perde tempo com assuntos que não são estratégicos. Tento responder apenas aos e-mails realmente importantes. Evito gastar tempo com bobagens”, afirma um vice-presidente executivo.

E quando quem precisa da resposta é você? O que fazer quando enviamos uma mensagem e não obtemos retorno, ou ainda pior, o que chega é uma resposta irrelevante? Afinal, apostamos no email para obter as informações necessárias para realizar nossas tarefas! Pois é, aí geralmente as tarefas que administramos travam, as iniciativas ficam paralisadas e as estratégias desenhadas acabam não saindo do papel…

Porém, é preciso admitir que nem sempre é culpa dos outros. Pode ser que você esteja elaborando seus email de um jeito que fica fácil para seus destinatários ignorá-lo, deixá-lo de lado ou evitar de ter que lhe responder.  Aqui seguem algumas dicas, apontadas por Stepcase Lifehack, para elaborar mensagens que podem ajudá-lo a obter as informações que precisa de forma mais rápida e efetiva.

Mantenha seu email curto. Quando olho para trás, concluo que os melhores emails são os curtos. A probabilidade dos longos serem ignorados ou terem suas respostas adiadas é bem maior. E detalhes sobre aquilo que necessita podem acabar perdidos se o seu destinatário apenas faz uma leitura dinâmica da mensagem procurando palavras chave. Se você pratica a arte de escrever mensagens curtas, ninguém vai ter a desculpa de não ter lido ela completamente tão logo ela cai na caixa de entrada – ok, ao menos serão bem menos desculpas nesse sentido.

Indique a ação demandada.  Na realidade Lifehack diz para “pedir uma resposta”, o que é senso comum  mas acaba sempre sendo subestimado. Eu levo este ponto um passo adiante. Seja claro e explícito sobre o que necessita logo no título ou no primeiro parágrafo do seu email. Isso previne que sua mensagem chave se perca ao chegar ao final do email.

Especifique uma data limite. Quando é que você precisa da resposta? Seja claro sobre isso no inicio de sua mensagem, e — se o email do destinatário suporta tal aplicativo – programe um reminder deforma que ele receba um ping na data limite.

Somente envie para uma pessoa de cada vez. Ou, no máximo, insira a menor quantidade de pessoas possível. Existe um comportamento psicológico bem conhecido no qual a responsabilidade por tomar uma atitude acaba difusa numa multidão. Se você pergunta a uma única pessoa uma questão ou designa uma tarefa, provavelmente obterá uma  resposta. Envie porém a mesma mensagem para 10 pessoas e cada um partirá do princípio que o outro vai dar conta da solicitação. É o famoso “deixa que eu deixo”.

Envie menos emails. Se você é um spammer crônico, cada uma de suas mensagens tem uma importância relativa menor do que se você reservasse o email apenas para questões que não podem ser tratadas via telefone ou cara a cara.

Fotos: Marie HippenmeyerPara estas e outras questões práticas do dia-a-dia corporativo, conte comigo.

Pablo

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E você acha que tem um problema de gestão de tempo? Pois sim!

Janeiro 19, 2013

CoisasSimplesmente não há suficiente tempo para fazer as coisas que temos que fazer, e isso sem contar aquelas que queremos fazer. Ao menos é isso o que todos nós nos dizemos o tempo todo…

Ouço muito isso tudo, inclusive de mim. Tenho tantas coisas rolando simultaneamente que nem mesmo tenho tempo para ir no banheiro. E olha que eu  costumava ter tempo para relaxar e curtir. Fica então a pergunta: aonde é que foi parar esse tempo todo?

Mas, pense comigo: o tempo não é o problema. Desde que você não esteja correndo por aí numa velocidade relativística feito um fóton de luz ou uma partícula subatômica, ao longo de toda a sua vida o tempo provavelmente tem sido a única constante a cada segundo dela. E isso não foi diferente para os seus pais. Nem para os seus avós.

Pois é. O tempo não é o problema. Mas… E toda aquele monte de coisas que você leu sobre gestão do tempo e produtividade pessoal?! Bem, sugiro que esqueça. É tudo pura perda de tempo. O que quero dizer é que, se o tempo não é o problema, como é que então a gestão do tempo poderia ser a solução?

Quer saber qual é o problema? Pois bem: coisas. Todos nós queremos coisas demais. E aí todos nós compramos coisas demais. E não apenas temos mais e mais. As coisas que acumulamos são mais complexas e você pode fazer com elas muito mais do que jamais se fez. Portanto, não se engane: tempo não é o problema. A questão é que todos nós queremos coisas demais. E queremos fazer um monte de coisas com elas.

Com o recente salto econômico no Brasil na última década, nunca se construíram tantas casas e apartamentos. Temos mais automóveis. Mais celulares, tablets, aplicativos, computadores, jogos eletrônicos, TVs maiores, mp3 players, coletâneas de videos e músicas, scooters, bicicletas, equipamentos esportivos… ufa! E isso sem mencionar o Facebook, o Twitter, o LinkedIn, o YouTube, o email, as mensagens de texto, os blogs e tudo  mais.

Ultimamente, tenho pensado muito em como seria legal sair debaixo de todo esse monte de coisas. E quer saber? Isso me levou  a refletir sobre o quão inchadas as organizações costumavam ser quando comecei a trabalhar em 1987. As empresas tinham vários níveis de comando e uma burocracia sem fim. E naquela época nós apenas continuamos a adicionar mais e mais, achando que isso era o correto.

Hoje em dia  as corporações estão bem enxutas. Mas se você estivesse cerca de 25 anos atrás, saberia do que estou falando. Somos bem mais competitivos agora e, numa economia global, é assim que deve ser (goste ou não goste).

Fotos: Marie HippenmeyerNossas vidas estão hoje tão inchadas quanto nossas empresas estavam nos anos 90. Todos nós achamos que queremos ou que precisamos desse monte de coisas mas, preste atenção, não é bem assim. Tenho praticamente certeza que eramos mais felizes e menos estressados. E tínhamos mais tempo para curtir. E então? O que necessitamos no fundo é enxugar um tanto. Experimente. Conquiste esta liberdade. E como bônus, acabará também economizando dinheiro, concretizando assim a aposentadoria que em algum momento virá.  O que acha disso?

Conte comigo,

Pablo

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Cadê o jovem que estava no espelho?

Janeiro 16, 2013

YouthOntem estive com um cliente potencial discutindo os desafios de permanecer competitivo no mercado de trabalho depois dos 45. Veja, ao longo de meus anos – como Coach Executivo – tenho visto inúmeros executivos e gerentes, outrora de sucesso, deixarem a inércia e o status quo cobrarem um ingrato pedágio sobre suas carreiras. E sempre me perguntei: o que será que acaba despindo eles de seu espírito empreendedor e faz com que fiquem tão presos à sua forma de ver o mundo, trazendo à tona o risco de seu talento perder a elasticidade, a flexibilidade e a agilidade tão necessárias para se manter na crista da onda?

De repente, à noite, tive um insight: é o inevitável pedágio que o tempo, a idade e a experiência cobram! A verdade é que estamos todos lutando contra a Natureza. Qualquer bom neurologista vai lhe dizer que, com o tempo, nosso cérebro perde sua plasticidade. As vias neurais tornam-se mais fixas. E aí fica mais difícil aprender coisas novas.

É bom ressaltar, no entanto, que isso não é completamente predeterminado. Nem um pouco. Nada o é. E dependerá de nós lutarmos para escapar desse destino. Esteja consciente do que está enfrentando e – se me permite contribuir nesta batalha – siga estas quatro dicas, simples mas efetivas, de desacelerar o envelhecimento  do cérebro, mantendo a mente jovem e competitiva:

Nunca pare de enfrentar seu medo. Todos nós alcançamos um ponto onde passamos a pensar: não deveria ter que continuar fazendo isso, continuar lutando e me desafiando o tempo todo. E é verdade, você não deveria. Mas a partir do momento que parar de se desafiar e de enfrentar seus medos, envelhecerá mais rápido. O motivo é simples: o medo faz com que pare de tentar novas coisas e novas idéias.

Olhe-se no espelho com frequência e detalhadamente. Não, não estou falando de ficar olhando as marcas esculpidas na sua face. Estou falando de enxergar as marcas esculpidas em sua mente. Se você se conhece bem, olhe para si pelo que você é e no que é que está se transformando, pois assim dificilmente vai acordar um belo dia e se dar conta que a juventude veio e se foi e você apenas viu o trem passar.

Esteja sedento, sempre. É fácil ficar satisfeito onde se encontra e no que se transformou. E isso é especialmente verdadeiro no caso das pessoas bem-sucedidas. Quando isso ocorre, você perde sua vantagem competitiva, seu motor propulsor, sua razão de ser. No fundo, é essa necessidade de provar que é capaz que, quando se é jovem, leva você adiante. É uma força motivadora extremamante poderosa.

Lute contra o status quo (especialmente o seu). O maior problema com a experiência e o sucesso é que você começa a pensar que sabe tudo, que tem todas as respostas. Bem, essa não é a lógica com que o mundo dos negócios funciona. O desempenho de ontem não é garantia dos resultados de amanhã. Só porque algo funcionou uma vez, ou mesmo duas vezes, não significa que vai funcionar novamente.

Em suma

Fotos: Marie HippenmeyerVeja, o problema com o envelhecimento é o mesmo com o mundo dos negócios. Há uma forte analogia aqui. O mundo muda. A tecnologia muda. A concorrência muda. Os mercados mudam. Os líderes mudam. E você tem que mudar também. Não se engane – quando se trata de envelhecer, da mesma forma que num negócio, a inércia é o inimigo #1. Fique esperto. Mantenha-se flexível e mutável. Isso vai mantê-lo jovem e competitivo.

Conte comigo,

Pablo

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