O Tempo Voa

Você tem tempo suficiente? Tanto para fazer; tão pouco tempo para dedicar-se. Recursos limitados; necessidades infinitas. Pessoas para encontrar, lugares para visitar, coisas para fazer. Sem tempo para dizer “oi” ou “tchau”, apenas “Estou atrasado para uma reunião importante”. Soa familiar? Assim é a vida e o trabalho. Todo mundo tem mais o que fazer do que o tempo permite. Quanto mais você sobe na organização, mais coisas tem a fazer e menor é o tempo disponível. Ninguém consegue fazer tudo. Vou repetir: ninguém consegue fazer tudo. Você precisa estabelecer prioridades e administrar bem o seu tempo para sobreviver e principalmente prosperar.

Abaixo compartilho com você algumas dicas podem ajudá-lo a aprimorar seu leque de respostas aos desafios de tempo e com isso alavancar sua capacidade de gerir com maestria a agenda corporativa, empresarial e pessoal:

1 – Estabeleça metas. Nada melhor para administrar bem o tempo do que uma meta, um plano e um indicador. Estabeleça metas para si mesmo. Elas são essenciais na hora de estabelecer prioridades. Se você não tiver metas, não consegue estabelecer prioridades de tempo. Utilizando-as, classifique o que você precisa fazer de acordo com o crítico, importante, bom fazer se sobrar tempo e não relacionado com o que está tentando concretizar. Quando confrontado com escolhas ou muitas coisas para fazer, aplique a escala.

2- Organize as tarefas e o trabalho em uma linha do tempo. Os que tem mais êxito na gestão do tempo tem como ponto de partida um bom planejamento de tempo. O que eu preciso alcançar? Quais as metas? O que é crítico e o que é trivial? Qual é o prazo? Como você vai monitorá-lo? Adquira se necessário o app Trello que é bastante conhecido por ser uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas extremamente versátil e que pode ser ajustada de acordo com as necessidades do usuário. Transforme-se em um especialista na sua utilização. Utilize o resultado fornecido pelo software para planejar o seu tempo. Como alternativa, escreva seu plano de trabalho. Muitas pessoas são vistas como despreparadas na administração de tempo porque não escrevem as sequencias ou partes do trabalho e deixam alguma coisa passar. Peça feedback sobre a ordem e o que pode estar faltando.

3 – Gerencie o seu tempo eficientemente. Planeje seu tempo e administre-se de acordo. Preste atenção na urgência. Valorize o tempo. Descubra o seu valor por hora e por minuto calculando seu salario bruto, mais despesas operacionais e benefícios. Coloque um valor monetário no seu tempo. Então pergunte-se: isso vale R$ 56,00 do meu tempo? Revise os últimos 90 dias do seu calendário e descubra quais foram as 3 coisas que mais desperdiçaram o seu tempo e reduza-as em 50%, combinando atividades e usando eficientes ferramentas de comunicação, como e-mail, mensagens e correio de voz, para cuidar das questões rotineiras. Faça uma lista do que precisa ser discutido nas ligações por telefone; estabeleça prazos para si mesmo; reserve seu melhor horário do dia para trabalhar nos projetos mais difíceis – se você trabalha melhor de manhã não a desperdice com tarefas de classe B ou C.

4 – Crie tempo para si mesmo. Reservar tempo para planejar e estabelecer prioridades na verdade libera mais tempo do que mergulhar de cabeça esperando terminar tudo dentro do prazo. Muita gente que não tem tempo diz que não teve tempo de planejar o seu próprio tempo. Como Stephen Covey diz no livro Os 7 hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, trata-se de “afiar o serrote”.

5 – Livre-se tanto quanto puder do trabalho que consome tempo excessivo. Isto pode ser feito com um mínimo de planejamento, delegando o que você não precisa fazer pessoalmente. Tente distribuir o máximo que puder aos demais. Todos saem ganhando, porque as pessoas gostam de receber tarefas e terem autonomia. Você ganha; eles ganham.

6 – Encontre alguém no seu meio que é melhor do que você na gestão do tempo. Observe o que ele faz e como isso se compara com o seu jeito típico de administrar a agenda. Tente cada vez mais fazer as coisas que ele faz (ou não faz). Peça feedback de quem fez comentários sobre como você é fraco na gestão do tempo. Onde eles viram oportunidades?

7 – Não se deixe levar pelo que gosta e pelo que não gosta. Esta maneira de usar o seu tempo provavelmente não será bem sucedida no longo prazo. Use dados, sua intuição e até sentimentos para distribuir seu tempo, mas definitivamente não somente os sentimentos.

8 – Tenha consideração pelo tempo dos demais. Geralmente quanto mais alto você chegar ou quanto mais alto estiver a pessoa com a quem você interage, menos tempo você ou esta pessoa tem. Seja eficiente com o tempo dos demais. Use o mínimo possível do tempo dos outros. Seja direto e faça o que precisa ser feito. Dê a eles uma oportunidade de debater ou prosseguir, mas se eles não fizerem isso, despeça-se e vá embora.

9 – Aprenda a dizer não. Os outros vão pedir para você fazer mais do que pode. Um truque interessante para economizar tempo é ser capaz de dizer não de maneira construtiva. Uma técnica muito usada é perguntar a pessoa que está pedindo alguma coisa qual é o item que ela gostaria de cancelar ou colocar no fim da fila para que você possa atender ao pedido mais recente. Dessa maneira, você diz ”sim” e “não” ao mesmo tempo e coloca a escolha nas mãos da outra pessoa.

10 – Seja breve nas conversas. Outro item comum que desperdiça tempo é a incapacidade de se desligar. Algumas pessoas que são fracas na gestão do tempo não conseguem “desligar” as interações. Elas continuam falando além do necessário ou, mais comumente, não conseguem fazer a outra pessoa para de falar. Quando chegar o momento de seguir em frente, diga apenas “Tenho que dar sequencia a minha lista de atividades, mas com certeza podemos continuar esta conversa outra hora”.

Para essa e diversas outras situações, conte comigo.

Pablo

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